Оглавление
- Порядок доступа и ограничения
- Виды реквизитов
- Статья 26. Использование архивных документов
- Этапы подготовки
- Типы документов
- Инструкция
- Статья 4. Полномочия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований в сфере архивного дела
- Филиалы и представительства
- Схемы разработки номенклатуры дел
- Сроки хранения
- Делопроизводство и архивное дело, термины и определения
- Нормативные документы
- Делопроизводство и архивное дело: термины и определения
- Общественные организации
Порядок доступа и ограничения
Они также регулируются законодательством. Ограничения затрагивают очередь доступа к документации, содержащей данные государственной (или же охраняемой государством) тайны или информацию о личной или семейной тайне (в таком случае срок хранения составит 75 лет со времени составления документа).
Стоит отметить, что архивы должны безвозмездно выдавать юридическим и физическим лицам оформленные бумаги (копии или справки архивных документов) в сроки, которые для этого установлены законодательством. Такие документы требуются для социальной защиты, пенсионного обеспечения, получения льгот и компенсаций.
Архивная документация, изъятая как вещественная улика (в соответствии с законами Российской Федерации), подлежит обязательному возвращению.
Несоблюдение правил, нарушение законодательства РФ об архивном деле влечет за собой административную, уголовную и правовую ответственность.
Виды реквизитов
Отдельно стоит остановиться на реквизитах, которые применяются при составлении официальных документов:
- Подпись – письменный знак уполномоченного лица.
- Гриф согласования – выражает положительную оценку организации или лица, не являющегося автором официальных бумаг.
- Дата – указывает на день составления бумаги, а также на то, когда она была принята, согласована или опубликована.
- Гриф ограничения – знак, который говорит о том, что информация доступна определенному, ограниченному числу людей.
- Заголовок – кратко излагает суть документа.
- Гриф утверждения – говорит о нормативности и законности информации, содержащейся в документе.
- Виза – выражает согласие или несогласие уполномоченного лица с информацией, о которой идет речь в документе.
- Текст – данные, зафиксированные каким-либо видом письма или звукозаписывающей системой. Заключает в себе главную часть речевой информации документа.
Статья 26. Использование архивных документов
1. Пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом.
2. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, обеспечивают пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов.
3. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. Запросы и обращения пользователей могут быть направлены в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.
4. Государственные и муниципальные (за исключением структурных подразделений органов местного самоуправления) архивы, музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, а также государственные и муниципальные организации в соответствии с законодательством Российской Федерации могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств.
5. Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, включающий ограничения по объему, срокам, используемым техническим средствам копирования, выдаче и копированию архивных документов на возмездной или безвозмездной основе, устанавливается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. Порядок использования архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, государственных и муниципальных музеях, библиотеках, а также в научных организациях, включенных в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, определяется ими в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
6. Использование архивных документов, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований данного законодательства.
7. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, архивы государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций предоставляют государственным органам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, в том числе в форме электронных документов, публикуют и экспонируют архивные документы, готовят справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов.
8. Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.
Этапы подготовки
Пошаговая подготовка материалов к передаче в архив:
- убедиться, что оформление бумаг соответствует всем требованиям, которые установлены данным архивом;
- провести брошюровку документации;
- пронумеровать все листы;
- разработать Лист-заверитель дела;
- уточнить реквизиты обложки;
- разработать внутреннюю опись дела;
- сформировать опись.
Если предстоит передача бумаг, подлежащих хранению менее 10 лет, то допустимо отсутствие брошюровки, систематизации, нумерации, заверительных элементов. Здесь прежде всего необходимо ориентироваться на требования конкретного архива, так как стандарты разных учреждений могут содержать один или все из вышеперечисленных вопросов.
В законе об архивном деле и делопроизводстве перечислены основные термины и их определения в этой области. Ниже рассмотрим некоторые из них.
Типы документов
Архивное дело и делопроизводство включает в себя множество терминов для обозначения бумаг различного вида. Документы бывают:
- Изобразительные (содержат данные в виде рисунка любого вида).
- Фотодокумент (создается при помощи фотографии или же иконографии. Такой документ обычно содержит картинки различных предметов искусства).
- Графические (в них используются линии, светотени и штрихи).
- Фонодокумент (носитель со звуковыми данными, которые установлены любой звукозаписывающей системой).
- Аудиовизуальные (содержат изображения и звуки).
- Кинодокумент (чаще это аудиовизуальный или изобразительный документ; для его составления применяется метод кинематографии).
- Документ в письменном виде (это данные, которые можно идентифицировать с помощью любого типа письма).
- Текстовый (в нем с помощью звукозаписи отображены какие-либо речевые данные).
- Машинный текст (в разработке участвует запись в одном из возможных способов, благодаря чему происходит обработка информации с помощью электронно-вычислительной машины ЭВМ).
- Беловой (итоговый вид документа, переписанный набело от руки или с помощью технический средств без исправлений и ошибок).
- Рукописный (знаки в таком документе наносятся только от руки).
- Видеограмма (картинка, отображающая информацию на экране).
- Машинописный документ: подразумевает знаки письма, нанесенные с помощью каких-либо технических средств.
- Черновой документ — отражает деятельность автора со всеми помарками и исправлениями.
Инструкция
Правила, списки, инструкция по архивному делопроизводству и иные нормативно-правовые бумаги помогают реализовать основной закон. Существуют основные требования по работе архивных структур, которые были созданы в 2002 году.
Стоит отметить, что такие правила не были зарегистрированы в Министерстве юстиции Российской Федерации. В связи с этим на данный момент до сих пор действительны «Основные правила ведомственных архивов» 1986 г.
Наличие этих требований в сфере делопроизводства и архивного дела обусловлено тем, что необходима согласованность в учете, использовании, комплектовании и хранении документов в архивах, в организации всех этих процессов
Основное внимание в требованиях уделено номенклатуре
Итак, алгоритм действий следующий:
- организовать экспертизу ценности бумаг;
- подготовить документы к отправке в архив;
- сформировать дело;
- составить порядок выделения документов к уничтожению;
- отправить дело в архив.
Стоит отметить, что данные требования не распространяются на документацию, работа с которой не регламентирована законом РФ от 21 июля 1993 г. «О государственной тайне».
Статья 4. Полномочия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований в сфере архивного дела
1. К полномочиям Российской Федерации в сфере архивного дела относятся:
1) разработка и проведение единой государственной политики в сфере архивного дела;
2) установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил;
3) хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов:
а) федеральных государственных архивов, федеральных музеев и библиотек;
б) федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России);
в) государственных внебюджетных фондов;
г) утратил силу. — Федеральный закон от 23.05.2016 N 149-ФЗ;
д) федеральных государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и федеральных государственных учреждений (далее — федеральные организации), в том числе расположенных за пределами Российской Федерации;
е) государственных корпораций, государственных компаний;
4) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в федеральной собственности, в собственность субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований;
5) решение вопросов о временном вывозе документов Архивного фонда Российской Федерации за пределы Российской Федерации.
2. К полномочиям субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела относятся;
1) проведение государственной политики в сфере архивного дела на территории субъекта Российской Федерации;
2) хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов:
а) государственных архивов субъекта Российской Федерации, музеев, библиотек субъекта Российской Федерации;
б) органов государственной власти и иных государственных органов субъекта Российской Федерации;
в) государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и государственных учреждений субъекта Российской Федерации (далее — организации субъекта Российской Федерации);
3) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в собственности субъекта Российской Федерации, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований.
3. К полномочиям муниципального образования в сфере архивного дела относятся:
1) хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов:
а) органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек;
б) муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений (далее — муниципальные организации);
2) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.
4. Органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов, муниципальных округов, городских округов и внутригородских районов осуществляют деятельность в сфере архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».
5. Законом орган местного самоуправления муниципального района, муниципального округа, городского округа может наделяться отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования, с передачей необходимых для осуществления данных полномочий материально-технических и финансовых средств.
Филиалы и представительства
Самостоятельные структурные подразделения предприятия в виде филиалов и представительств обязательно учитываются в номенклатуре дел. Обычно связанные с ними документы указываются в виде отдельных подразделов или разделов с указанием конкретного подразделения.
При этом сотрудники представительства или филиала формируют собственную номенклатуру дел, которая затем предоставляется в головную организацию и становится частью общего перечня заголовков дел. Если организационная структура хозяйствующего субъекта предусматривает большое количество региональных подразделений, рекомендуется формировать типовой реестр дел представительств и филиалов.
Схемы разработки номенклатуры дел
Следующий этап — выбор схемы, по которой она будет формироваться. Применяются два основных варианта:
- Структурная схема. Используется в том случае, если организационная структура компании или учреждения является стабильной. Разделы реестра дел формируются для каждого подразделения организации на основе структуры и штатного расписания.
- Функциональная схема. Применяется в предприятиях с нестабильной организационной структурой. Разделами выступают отдельные функции (трудовые отношения, кадры, отчетность и другие) или направления работы компании (производство, охрана труда, строительство, ремонт и т. д.).
Сроки хранения
Для архивного хранения официальных бумаг используют конкретный способ систематизации документации на производстве. Он помогает соблюдать действующие нормативно-правовые нормы в соответствии с законодательством. Целью этого является исключение потери важных сведений.
По истечении установленного времени хранения бумаг в архиве ответственное лицо осуществляет уничтожение официальных бумаг, а после создает акт о ликвидации.
Помимо этого, существуют документы с неограниченным периодом времени хранения. Для них производят процедуру фондирования. Это разделение бумаг в архивном делопроизводстве по различным фондам и коллекциям.
Делопроизводство и архивное дело, термины и определения
- делопроизводство представляет собой деятельность по документированию, документообороту, хранению и практическому применению различных документов;
- под архивным делом понимается работа, позволяющая обеспечить хранение, комплектование, использование и учет архивной документации;
- документ — это информация, зафиксированная на каком-либо носителе и содержащая реквизиты, позволяющие осуществить ее идентификацию;
- архивный документ представляет собой акт, завершенный делопроизводством, который необходимо хранить определенное количество времени в соответствии с действующими требованиями законодательства;
- под документированием понимается операция записи данных на носитель по правилам, установленным в организации;
- документооборот — это движение документов на предприятии с момента разработки и до момента утилизации;
- номенклатура дел — список заголовков, сформированных в организации дел, в котором указываются сроки их хранения;
- под индексом дела понимается его обозначение, указанное в реестре дел и состоящее из цифр и букв.
Нормативные документы
Законодательство в сфере архивного делопроизводства содержит множество методических рекомендаций и нормативных правовых актов. Это сложный, но логически верный регулирующий механизм.
Основной опорой в регулировании отношений является закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». На его базе были приняты законы на уровне субъектов РФ о правилах работы с документацией, перечнях бумаг со сроками хранения. Также сюда входят и другие нормативные документы по архивному делопроизводству, согласованные с архивными подразделениями.
Данные законы и правовые нормы помогают осуществить юридическое регулирование. Обязательны для любых организаций и учреждений всех форм собственности.
ГОСТ об архивном деле и делопроизводстве распространяется на документацию государственной, муниципальной и частной форм собственности. Им определены основные виды документации, которая передается на государственное хранение и включается в Архивный фонд РФ. Включение документов, которые находятся в частной собственности, происходит в установленном законом порядке.
Время на передачу официальных бумаг в муниципальные и государственные архивы также строго определено. Это касается муниципальных и государственных, а также негосударственных предприятий, которые заключают договор о постоянном хранении.
Государственные и муниципальные архивы создают перечни организаций и передают им бумаги (списки комплектования) на хранение и дальнейшую передачу в Архивный фонд РФ. Включение в такие списки негосударственных предприятий происходит по их желанию и в соответствии с существующим договором. Кроме того, архив может вести списки комплектования по организациям, сотрудничество с которыми лишь планируется.
Делопроизводство и архивное дело: термины и определения
- Документирование — фиксирование информации в каком-либо виде, в согласии с заданными правилами.
- Унифицированная система документации (УСД) – система, содержащая информацию, которая необходима для управления в конкретной области работы.
- Правила документирования – перечень правил и норм о процессе работы с документами.
- Унифицированная форма документа (УФД) – множество реквизитов, которые устанавливаются в конкретном порядке на различных носителях данных для решения каких-либо задач в сфере деятельности.
- Система документации – множество бумаг, которые едины по типу, виду и назначению, а также требованиям к их составлению.
- Наименование документа – конкретное название документа на письме.
- Организационно-распорядительный документ – имеет в себе решение различных организационных и административных задач, вопросов по управлению, урегулированию работы производственных цехов, организаций, а также государственных структур и органов власти.
- Реквизит – какой-либо из обязательных элементов оформления официального документа. Реквизит чаще всего состоит из переменной и постоянной частей.
- Формуляр – образец составления бумаги. Он обозначает сферу использования, вопросы к построению и главные реквизиты.
- Бланк – комплект реквизитов, которые помогают опознать автора официального документа.
- Табель унифицированных форм – список одобренных к использованию УФД.
- Оформление – занесение в документ всех нужных элементов, которые установлены требованиями делопроизводства.
- Служебное поле унифицированной формы – зона УФД, закрепляется в технических составляющих хранения и используется для нанесения специализированных изображений.
Это основные термины и определения существующего государственного стандарта архивного дела и делопроизводства.
Общественные организации
На предприятии нередко создаются общественные организации. Речь в данном случае идет о профсоюзах. Если подобное объединение зарегистрировано в качестве юридического лица, необходимо формирование индивидуального документального и архивного фонда. Как следствие, создается собственная номенклатура дел.
Документы различных совещательных органов, создаваемых на предприятии, включаются в общий реестр дел организации. В качестве примера подобных структур можно привести ликвидационную комиссию или временную администрацию, которые формируются при осуществлении процедуры банкротства.
