Сбор персональных данных и подготовка документации для их обработки: как избежать типовых нарушений закона № 152-фз?

Принципы и цели обработки персональных данных

4.1. ПАО «Газпром», являясь оператором персональных данных, осуществляет обработку персональных данных работников ПАО «Газпром» и других субъектов персональных данных, не состоящих с ПАО «Газпром» в трудовых отношениях.

4.2. Обработка персональных данных в ПАО «Газпром» осуществляется с учетом необходимости обеспечения защиты прав и свобод работников ПАО «Газпром» и других субъектов персональных данных, в том числе защиты права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, на основе следующих принципов:

• обработка персональных данных осуществляется в ПАО «Газпром» на законной и справедливой основе;
• обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;
• не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
• не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
• обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
• содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствует заявленным целям обработки. Не допускается избыточность обрабатываемых персональных данных по отношению к заявленным целям их обработки;
• при обработке персональных данных обеспечиваются точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. ПАО «Газпром» принимаются необходимые меры либо обеспечивается их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных персональных данных;
• хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем того требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;
• обрабатываемые персональные данные уничтожаются либо обезличиваются по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

4.3. Персональные данные обрабатываются в ПАО «Газпром» в целях:

• обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, локальных нормативных актов ПАО «Газпром»;
• осуществления функций, полномочий и обязанностей, возложенных законодательством Российской Федерации на ПАО «Газпром», в том числе по предоставлению персональных данных в органы государственной власти, в Пенсионный фонд Российской Федерации, в Фонд социального страхования Российской Федерации, в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, а также в иные государственные органы;
• регулирования трудовых отношений с работниками ПАО «Газпром» (содействие в трудоустройстве, обучение и продвижение по службе, обеспечение личной безопасности, контроль количества и качества выполняемой работы, обеспечение сохранности имущества);
• предоставления работникам ПАО «Газпром» и членам их семей дополнительных гарантий и компенсаций, в том числе негосударственного пенсионного обеспечения, добровольного медицинского страхования, медицинского обслуживания и других видов социального обеспечения;
• защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъектов персональных данных;
• подготовки, заключения, исполнения и прекращения договоров с контрагентами;
• обеспечения пропускного и внутриобъектового режимов на объектах ПАО «Газпром»;
• формирования справочных материалов для внутреннего информационного обеспечения деятельности ПАО «Газпром», его филиалов и представительств, а также дочерних обществ и организаций ПАО «Газпром»;
• исполнения судебных актов, актов других органов или должностных лиц, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве;
• осуществления прав и законных интересов ПАО «Газпром» в рамках осуществления видов деятельности, предусмотренных Уставом и иными локальными нормативными актами ПАО «Газпром», или третьих лиц либо достижения общественно значимых целей;
• в иных законных целях.

В каких случаях ПД могут быть обработаны без согласия владельца?

Федеральный Закон 152 «О персональных данных» устанавливает, что оператору ПД не нужно запрашивать согласие у их владельца на обработку соответствующей информации, если она осуществляется:

• в силу положений какого-либо федерального закона;
• для исполнения договора, заключаемого между оператором ПД и их владельцем;
• в целях сбора статистических данных или при проведении научного исследования — но при условии, что ПД будут обезличены;
• в экстренной ситуации, когда это необходимо для оказания помощи владельцу ПД;
• в целях отправки почты;
• для осуществления расчетов между провайдерами и их клиентами, являющимися владельцами ПД;
• в рамках журналистской деятельности;
• в соответствии с законами, регулирующими деятельность государственных и муниципальных служащих.

Исполнение требований ФЗ № 152 операторами ПД может контролироваться компетентными государственными органами. Изучим данный аспект подробнее.

Мифы о 152-ФЗ

Из-за того, что Федеральный закон «О Персональных данных» все еще размыт в своих определениях, возникли заблуждения, которые с постановлением не имеют ничего общего.

Первый миф. Если клиентская база данных находится в облачном хранилище, то согласно условиям ФЗ-152 ответственность перейдет на компанию, которая это хранилище обслуживает.

Нет, оператором по-прежнему остается организация, поместившая сведения в «облако». Дело в том, что интернет-хранилища — это накопители данных. У компании-владельца «облака» нет права использовать файлы своих клиентов. Поэтому хранилище отвечает за персональные данные. Это все равно, что надеяться на флеш-карту.

Второй миф. Если организация использует последнюю версию антивируса на своем ресурсе, это считается соблюдением ФЗ-152 2006 г.

Нет. Главное содержание законопроекта в том, чтобы защищать исключительно персональные данные физических лиц, а так как базы данных не хранятся на публичных сайтах, то и использование антивируса не считается защитой частных сведений. Хорошо, когда компании с ответственностью подходят к своей безопасности, но лучше доверить защиту личной информации профессионалам.

Юристы убеждены, что Федеральный закон «О Персональных данных» ждет еще не одна поправка. Но несмотря на это ФЗ-152 уже на протяжении 13 лет практикуется в нашей исполнительной системе. Каждый год по причине несоответствия закону закрываются новые сайты, а их владельцам выписывают штрафы.

Закон о персональных данных 152 ФЗ: как не нарушить

Незнание законов не освобождает от ответственности. Поэтому, чтобы организации, признанной оператором, не нарушить законопроект, следует защитить себя всеми возможными способами:

Согласие субъекта на обработку должно быть письменное. Так компании легче будет доказать добровольность разрешения на использование частных сведений.
Не просить лишние данные

Информация должна соответствовать конкретной цели.
При любом вопросе пользователя сообщать, как и зачем используются его личные сведения.
Сразу же избавляться от ненужных ПДн.
Уделить внимание безопасности базы данных.
Быть зарегистрированным в реестре Роскомнадзора.
Несовершеннолетний гражданин не может быть самостоятельным субъектом.

Если организация обрабатывает ПДн своих подчиненных, подавать заявление необязательно.

Что нового

Изменения сводятся к одному важному моменту — понятия общедоступных персональных данных больше не будет. Не путайте с общедоступными источниками персональных данных

Из части 1 статьи 6 исключается пункт 10 — важное условие обработки персональных данных без согласия:

«10) осуществляется обработка персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе (персональные данные, сделанные общедоступными субъектом персональных данных);»

Этот принцип так или иначе охватывал возможность публикации персональных данных пользователей соцсетей. Да, была и иная точка зрения, но сейчас в этих спорах поставлен восклицательный знак:

Исключения сделаны только для случаев, где есть государственный, общественный и публичный интерес. Уважаемые журналисты, аккуратно выдыхайте

Персональные данные, разрешенные для распространения — это персональные данные, к которым возможен доступ любых лиц. Теперь это так называется.

Это означает, что пока человек не даст согласия, публиковать его данные нельзя. Нельзя даже на корпоративных сайтах в разделах, аналогичным «О команде», «Наши сотрудники».

Требования к содержанию для специального согласия на обработку персональных данных, будет определять Роскомнадзор. Пока их нет, конечно же. Ждем весны.

Обновление от 27.01.2021. Опубликован приказ Роскомнадзора о требованиях с содержанию согласия.

Плохо, что новое согласие оформляется отдельно от иных согласий субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

Хорошо, что новое согласие не обязательно должно быть письменным. Допускается любая форма, позволяющая подтвердить факт его получения.

Придется получать новые согласия на публикацию персональных данных

Защита персональных данных по закону № 152-ФЗ

Выполнение главного обязательства, которое предусмотрено законом, оператор ПД должен осуществлять с помощью:

• внедрения передовых технологических решений, позволяющих защитить данные от несанкционированного прочтения и изменения;
• применения правовых методов защиты информации.

Решая указанные задачи, оператор ПД, как это предписывает закон «О защите персональных данных», должен:

• классифицировать информацию, обработку которой он осуществляет, по уровням защищенности;
• установить требования к качеству носителей персональных данных;
• определить особые критерии защищенности биометрических данных.

Прежде чем начать обработку ПД, их оператор должен получить соответствующую информацию в распоряжение. Как он может сделать это законным способом?

Судебная практика по 152-ФЗ

Принятие законопроекта и его глобальная поправка вызвали массу судебных отзывов.

Первая жалоба была отправлена в Конституционный Суд Российской Федерации. Истец заявлял, что ФЗ-152 противоречит основному принципу Конституции РФ, то есть праву на частную жизнь. Суть иска заключалась в том, что исполнительные органы будут иметь доступ к личным сведениям без разрешения их владельца. И по приказу им будет доставлены сведения. Однако на заявление истца суд ответил отказом, так как посчитал, что персональные данные не подходят под определение «Частная жизнь», ведь субъект сознательно делится ими с оператором.

Следующее судебное разбирательство было связано с размещением личных данных гражданина в региональной газете. Редакция позволила себе упомянуть на своих страницах частную информацию об истце без его согласия. В ответ на этот текст гражданин отправил иск в Верховный Суд Российской Федерации с требованием закрыть печатное СМИ. В результате слушания суд решил в принудительном порядке закрыть газету.

Кто является оператором персональных данных?

Согласно ст. 3 Закона № 152-ФЗ оператор персональных данных – это государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку таких данных, а также определяющие цели их обработки, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с данными.

Общим признаком оператора персональных данных для всех организаций является обработка персональных данных работников. Организации, оказывающие услуги населению, обрабатывают еще и персональные данные клиентов. То есть, по сути, операторами персональных данных являются все без исключения организации.

Однако не все операторы должны исполнять требования Закона № 152-ФЗ в полном объеме. Так, не все операторы должны исполнять обязанность по уведомлению уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных (Роскомнадзор) о своем намерении осуществлять обработку персональных данных согласно ст. 22 Закона № 152-ФЗ. Исключения, в частности, установлены для организаций, осуществляющих обработку персональных данных:

• обрабатываемых в соответствии с трудовым законодательством;

• полученных оператором в связи с заключением договора, стороной которого является субъект персональных данных, если они не распространяются, не предоставляются третьим лицам без согласия субъекта данных используются оператором исключительно для исполнения указанного договора и заключения договоров с субъектом персональных данных;

• относящихся к членам (участникам) общественного объединения или религиозной организации и обрабатываемых соответствующими объединением или организацией, при условии, что персональные данные не будут распространяться или раскрываться третьим лицам без согласия в письменной форме субъектов персональных данных;

• сделанных субъектом персональных данных общедоступными;

• включающих в себя только фамилии, имена и отчества субъектов персональных данных;

• необходимых в целях однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях;

• включенных в информационные системы персональных данных, имеющие в соответствии с федеральными законами статус государственных автоматизированных информационных систем, а также в государственные информационные системы персональных данных, созданные в целях защиты безопасности государства и общественного порядка;

• обрабатываемых без использования средств автоматизации в соответствии с федеральными законами или иными нормативными правовыми актами РФ, устанавливающими требования к обеспечению безопасности персональных данных при их обработке и к соблюдению прав субъектов персональных данных;

• обрабатываемых в случаях, предусмотренных законодательством РФ о транспортной безопасности, в целях обеспечения устойчивого и безопасного функционирования транспортного комплекса, защиты интересов личности, общества и государства в сфере транспортного комплекса от актов незаконного вмешательства.

Все остальные операторы такие уведомления направляют, после чего включаются в реестр операторов.

Соответственно, организации, не подающие уведомления, в реестр операторов не включаются.

Что же касается обязанности по составлению Политики и других локальных документов, здесь исключений никаких не установлено. Соответственно документ, определяющий политику в отношении обработки персональных данных, должен быть в каждой организации.

Если органы контроля установят, что оператор не опубликовал или не обеспечил иным образом неограниченный доступ к своей Политике или сведениям о реализуемых требованиях к защите персональных данных, организация будет оштрафована в соответствии с КоАП РФ, предусматривающей штраф для должностных лиц от 3 000 до 6 000 руб., а для юридических – от 15 000 до 30 000 руб.

Подробные требования к содержанию согласия

Согласие должно включать в себя следующую информацию:

1) Фамилия, имя, отчество (при наличии) субъекта персональных данных.

2) Контактная информация (номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес субъекта персональных данных)

3) Сведения об операторе персональных данных

Если оператором является юридическое лицо, то указывается: наименование, ИНН, ОГРН, а также адрес, указанный в ЕГРЮЛ

Если оператором является физическое лицо, то указывается: фамилия, имя, отчество (при наличии), место жительства или место пребывания.

Если оператором является индивидуальный предприниматель, то указывается: фамилия, имя, отчество (при наличии), ИНН, ОГРНИП. Адрес указывать не надо, как это следует из приказа, что странно. Я рекомендую указывать и адрес ИП.

4) Сведения об информационных ресурсах оператора, посредством которых будет осуществляться предоставление доступа неограниченному кругу лиц и иные действия с персональными данными субъекта персональных данных

5) Цель (цели) обработки персональных данных

Формулировки цели или целей обработки персональных данных должны соответствовать положениям законодательства Российской Федерации, устанавливающим функции, полномочия и обязанности оператора, и (или) документов, определяющих политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных.

6) Категории и перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных

Заполнение соответствующего поля осуществляется применительно к конкретному субъекту персональных данных по следующему образцу:

• общие персональные данные (фамилия, имя, отчество (при наличии), год, месяц, дата рождения, место рождения, адрес, семейное положение, социальное положение, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация, относящаяся к субъекту персональных данных);
• специальные категории персональных данных (расовая, национальная принадлежности, политические взгляды, религиозные или философские убеждения, состояния здоровья, интимной жизни, сведения о судимости);
• биометрические персональные данные (ДНК, радужная оболочка глаз, дактилоскопическая информация, цветное цифровое фотографическое изображение лица, голос, фотоизображение рисунка вен ладони, полученного в диапазоне, близком к инфракрасному, и иные сведения).

Указание специальных категорий персональных данных и биометрических персональных данных допускается в случае предварительного получения оператором, осуществляющим обработку персональных данных, согласия на обработку персональных данных в соответствии с требованиями статей 9, 10, 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

7) Категории и перечень персональных данных, для обработки которых субъект персональных данных устанавливает условия и запреты, а также перечень устанавливаемых условий и запретов

Указанное поле заполняется по желанию субъекта персональных данных без ограничений со стороны оператора, осуществляющего обработку персональных данных.

Условия и запреты предполагают ограничение или запрет осуществления оператором действий по распространению и (или) предоставлению персональных данных неограниченному или определенному кругу лиц соответственно.

Дополнительно в Согласии могут быть указаны условия, при которых полученные персональные данные могут передаваться оператором, осуществляющим обработку персональных данных, только по его внутренней сети, обеспечивающей доступ к информации лишь для строго определенных сотрудников, либо с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, либо без передачи полученных персональных данных.

8) Условия, при которых персональные данные могут передавать только по внутренней сети, обеспечивающей доступ к информации лишь для строго определенных сотрудников

9) Срок действия согласия

Должен быть отражен конкретный срок его действия: определенный период времени или дата окончания срока действия.

Не допускается указание на автоматическую пролонгацию срока действия Согласия, а также определение срока его действия путем установления бессрочного статуса или указания на событие, неизбежность наступления которого возможно в долгосрочной перспективе.

Изменения и комментарии к закону

Первое краткое дополнение к законопроекту было добавлено в 2009 году вместе с принятием ФЗ под номером 363. Это изменение повлияло на цифровую систему обработки. Все операторы с 2010 г. должны были перейти на единую программу хранения и использования частной информации.

Новое изменение вступило в силу в июле 2011 года. Эта поправка концентрировалась на поправке многих положений закона. Уточнялись условия попадания информации, пояснялись нормы, касающиеся передачи сведений, расширялся регламент принципов

Также большое внимание уделялось соблюдению правил безопасного применения и хранения данных, ужесточились наказания за несоблюдение норм, прописанных в постановлении

Последнее на данный момент изменение в ФЗ-152 было утверждено в феврале 2017 года. Это дополнение перенесло нарушение условий законопроекта в разряд административных преступлений. С момента внесения поправки недобросовестные операторы начали караться рублем. Штраф за несоответствие ФЗ-152 начал составлять сумму от 40 000 до 75 000 рублей, в зависимости от категории нарушения.

Что регулирует закон «О персональных данных»?

Сфера действия постановления — контроль над личной информацией, которой обладают следующие виды структур:

• госорганы;
• власти конкретных субъектов РФ;
• учреждения местного самоуправления;
• юридические лица;
• физлица, совершающие обработку личной информации.

Нормы ФЗ №152 контролируют во всех государственных и коммерческих организациях конфиденциальность ПДн, принадлежащих конкретному физическому лицу. Однако под действие закона не попадают следующие категории:

• использование информации гражданами для личных целей при отсутствии нарушения прав обладателя;
• недействительные документы, находящиеся на хранении в Архивном фонде РФ;
• ПДн, отнесенные под категорию «государственная тайна».

Таким образом, ФЗ №152 обязует хранителей персональной информации поддерживать неразглашение личных сведений физлица.

Резюме

Таким образом, закон «О персональных данных» 152-ФЗ устанавливает детальный перечень правовых норм, защищающих оборот конфиденциальной информации о гражданах. Он определяет сущность ПД, статус их владельцев и операторов. Главная задача, которую решает федеральный закон «О персональных данных» — защита личной информации граждан от использования в интересах третьих лиц.

Положения соответствующего ФЗ предполагают, что человек сам должен давать согласие на обработку своих ПД, а оператор соответствующих данных получает право запрашивать ПД только в определенных законом случаях. Кроме того, рассматриваемый закон требует от лиц, использующих персональные данные граждан, обеспечения должного уровня их защиты.

Касательно первого критерия есть исключения — их тоже содержит закон. ФЗ «О персональных данных» — в достаточной мере прогрессивный нормативно-правовой акт, позволяющий вывести правовые механизмы защиты интересов граждан на новый уровень. Санкции за его нарушения могут быть предусмотрены весьма серьезные, поэтому операторам ПД: работодателям, сервисным службам и любым другим фирмам, работающим с личными данными гражданина — следует внимательно изучать положения соответствующего закона.

В чем смысл регулирования оборота ПД?

Основная идея ФЗ № 152 «О персональных данных» в том, что гражданин, являющийся владельцем ПД, сам может определять то, кому он разрешает пользоваться соответствующими данными и каким образом. То есть, если соответствующего разрешения не получено, другое лицо не вправе каким-либо образом обрабатывать ПД, принадлежащие другому субъекту. Закон устанавливает ряд исключений из этого правила. Далее в статье мы рассмотрим данный аспект и иные особенности применения положений закона № 152-ФЗ подробнее.

Чаще всего оборот ПД осуществляют компании-работодатели, органы власти на различных уровнях, сервисные службы. Поэтому они должны наиболее внимательно изучать закон «О персональных данных» и обеспечивать соответствие своей работы его положениям

Рассмотрим то, на какие нормы, что содержатся в указанном нормативном акте, следует обращать внимание в первую очередь

О чем всегда забывают при подготовке документации?

Еще один широко распространенный и не менее важный вид нарушений связан с документацией в области обработки персональных данных. Дело в том, что для полного соответствия требованиям Закона № 152-ФЗ и подзаконных актов организациям нужно иметь огромное количество документов, в иерархии которых не просто разобраться. Как показывают результаты проверок Роскомнадзора, компании допускают три основных нарушения в этой области:

• отсутствует большая часть необходимой документации;
• документация не актуализируется на постоянной основе (например, при изменениях процессов обработки персональных данных);
• не заполняются типовые формы документов (перечни, журналы и др.) в соответствии с внутренней документацией организации.

Как же сформировать полный комплект документов, чтобы пройти проверку без нареканий со стороны представителей регулятора? Работа с персональными данными в любой организации начинается с верхнеуровневого документа, определяющего общие требования, то есть политики. При ее разработке полезно изучить рекомендации Рекомендации Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 31 июля 2017 г.

Среди документов второго уровня в иерархии можно выделить следующие:

1. Положение об обработке персональных данных. Его можно разработать как отдельно для работников и остальных субъектов данных, так и в виде единого документа. Я рекомендую выбирать второй вариант и не забывать, что с документом нужно ознакомить каждого работника под подпись;
2. Регламент обработки обращений от субъектов персональных данных / Роскомнадзора;
3. Регламент проведения внутренних проверок в части соблюдения требований Закона № 152-ФЗ и подзаконных актов в области обработки персональных данных;
4. Методика оценки вреда субъектам персональных данных. По моей практике, компании крайне редко разрабатывают этот документ, хотя он необходим для успешного прохождения проверки Роскомнадзора;
5. Иные документы.

Для наглядности иерархическая структура необходимых документов представлена на схеме:

Рис. Иерархическая верхнеуровневая схема документов оператора персональных данных

Список внушительный, не говоря о том, что в этой колонке я не рассматриваю документы по защите персональных данных по требованиям ФСТЭК и ФСБ России

Но и это еще не все: организациям, в которых планируется проверка Роскомнадзора, также следует обратить внимание на подготовку справок по различным вопросам. Например, это может быть информация по обработке данных уволенных работников, справка об обработке биометрических данных и не только

Например, в моей практике был случай, когда компании пришлось подготовить суммарно порядка 200 справок по разным вопросам обработки персональных данных. Так что этот вопрос лучше продумать заранее.

Похожие записи:

Нет отопления в квартире: куда жаловаться, звонить и обращаться в москве” Участники уголовного судопроизводства: со стороны защиты и обвинения Помилование Статья 106. понятие времени отдыха На какие числа делится число 942 Алименты на 3 детей