Hr-статьи

Специалист отдела кадров – должностные обязанности

Должностной инструкцией специалиста отдела кадров установлен порядок трудовых взаимоотношений, диапазон ответственности, возложенные на работника функции, предъявляемые к нему требования, необходимый уровень образования и подчиненность. К специалистам причисляется лицо с достаточной профессиональной подготовкой, образованием и опытом не менее 12 месяцев.

За разработку и содержание инструкции отвечает начальник кадровой службы, а утверждается она руководителем компании. В ней отражаются все должностные обязанности специалиста отдела кадров. Их состав, правила исполнения, полномочия детализированы распорядительными актами предприятия, правилами внутреннего распорядка, федеральными и региональными нормативами. Они заключаются в выполнении следующих задач:

• документальное оформление приема и увольнения сотрудников, перевода персонала на другие штатные единицы согласно нормам ТК РФ и распоряжениям руководства;
• учет деятельности и изменения личных данных работников всех уровней – от директора до сторожа – в соответствии со стандартами учетных документов с внесением изменений в информационные базы;
• сбор данных для аттестации и повышения квалификации;
• разработка механизма поощрения и взыскания;
• составление и ведение личных дел, сбор и обработка персональных данных;
• оформление трудовых книжек – внесение записей, регистрация, учет и хранение;
• формирование трудового стажа;
• мониторинг отпусков и контроль за исполнением графика;
• своевременный отбор документации для архива и его оформление;

Деятельность кадрового специалиста предусматривает доступ к конфиденциальным данным – личным делам, коммерческой тайне. Если действия сотрудника нанесли имущественный или финансовый ущерб организации, он будет привлечен к ответственности по законодательным нормам.

Специалист по кадрам может исполнять свои должностные обязанности сверхурочно. Согласно ст. 152 ТК РФ сверхурочная ставка устанавливается предприятием.

Функциональные обязанности

Стоит учитывать, что наименование должности (специальности, профессии) для работника считается одной из характеристик трудовой функции. Непосредственный функционал работников конкретизируют возложенными на него должностными обязанностями.

Эти обязанности и считаются содержанием трудовой функции. Поэтому функциональные обязанности вносят в трудовой договор, а подробно их рационально указать в должностной инструкции.

Определение трудовой функция работника содержится в статьях 15, 57, Трудового кодекса РФ. Работа по соответствующей специальности или должности согласно со штатным расписанием. Согласно этому определению все выполняемые работы необходимо закреплять документально.

В чем же разница между функциональными и должностными обязанностями?

Разница между вышеописанными категориями заключается в сущности обозначений. В основе понятия об функциональных обязанностях работника находится прогнозируемый результат, который ожидается от него со стороны вышестоящих структур. В то же самое время должностные обязанности носят своего рода характер рекомендаций для сотрудника. Они обладают вторичностью по сравнению с функциональными обязанностями, а также являются более детализированными.

Из общего у них и то, что они имеют документированную форму. И должностные, и функциональные обязанности должны быть закреплены на уровне нормативной документации в организации.

Значение должностной инструкции

Рабочая должностная инструкция формируется для конкретизации функциональных обязанностей организации. Она предполагает:

• оптимальное и справедливое распределение набора функций между сотрудниками;
• обеспечение надлежащего уровня и своевременность реализуемых задач;
• создание благоприятной социально-психологической обстановки в коллективе сотрудников;
• предотвращение конфликтных ситуаций;
• создание слаженной системы работы и налаженных коммуникаций между работниками и отделами;
• четкое описания прав сотрудников;
• повышение коллективной и личной эффективности и ответственности;
• внедрение способов материального и нематериального стимулирования работников;
• обеспечение равномерной нагрузки работающих.

Функциональные и должностные обязанности отличие

Каждый работник перед принятием приглашения работодателя внимательно изучает список требований и возлагаемую на него ответственность.

Из-за того, что современное общество и жизненный уклад требуют от каждого человека молниеносных принятий решений, никто особенно не вникает в назначение такого понятия, как функциональные обязанности. Перечень собственных обязанностей помогает глубже вникнуть в сферу своей работы, а также более осмысленно подходить к выполнению поставленных задач.

Выгода для нанимателяКаждый руководитель, нанимая очередного сотрудника, ожидает от него компетентности, инициативности и ответственности.

Но многие люди не совсем понимают, что от них требуют.

Так, к примеру, функциональные обязанности маркетолога, которые будут представлены в виде официального документа, помогут новому сотруднику быстрее войти в курс дел и свободнее ориентироваться в том, чего от него ожидают.

Должностная инструкция кадровика

Согласно общему образцу должностной инструкции, кадровик относится к специалистам. Его назначение или увольнение с занимаемого поста происходит на основание приказа генирального директора организации по представлению непосредственного начальника.

Ранее в статье нами были рассмотрены требования, предъявляемые соискателям для каждой возможной должности. В зависимости от категории (инспектор, специалист или начальник), при приеме на работу непосредственный начальник следит за их соответствием.

В том случае, если кадровик временно не может исполнять свои обязанности, то они будут исполняться замещающим его лицом.

Кадровик должен знать следующее:

• Правовые и законодательные документы, как-либо касающиеся трудового процесса, процесса ведения и управления личными делами сотрудников, оформления пенсий, ведения трудовых книжек и заключения трудовых договоров.
• Структуру компании и способы взаимодействия персонала внутри нее.
• Действующее трудовое законодательство.
• Правила работы с кадрами и подготовки отчетности.
• Правила ведения персональных данных работников.
• Порядок ведения пенсий, отпусков, начисления льгот, компенсаций и пр.

В соответствие с законодательством, Положением об отделе кадров непосредственной самой организации, ее уставами, внутренним распорядком, приказами руководства и должностной инструкции, осуществляется деятельность кадровика.

В соответствие с существующими и установленными основными обязанностями и правами, прописанными в Постановление Министерства труда от 21 августа 1998 года, в организации составляется должностная инструкция для занимаемых должностей. В ней могут быть внесены дополнительные пункты о переработке или условиях отпуска, график, дополнительные требования и другие важные условия.

Разработкой инструкции занимается высшее руководство организации, его заместители или непосредственные начальники кадровиков. В процессе она согласовывается с юристами, подписывается и вступает в силу.

Вот пример образца должностной инструкции, на основе которого в организации может быть составлен свой вариант:

Как видно по инструкции, кадровый специалист должен не только заниматься подбором и расстановкой работников, но и другими видами деятельности.

Не менее важным пунктом, который необходимо указывать в инструкции, это права сотрудника.

И не менее важным разделом является ответственность специалиста, так как он ведет работу посредственно с личными делами и обладает конфиденциальной информацией.

Как говорить с партнером

Не всегда то, что важно для одного партнера, так же важно для другого. Поэтому в разговоре не нужно обвинять и ругать супруга, но при этом жалеть себя

Также не стоит начинать разговор с драматичной фразы «Нам надо поговорить» или на сильных эмоциях. Это, скорее всего, приведет к ссоре и не поможет решить проблему. Лучше спокойно поделиться чувствами и ожиданиями, а потом спросить, как видит ситуацию партнер. Таким образом можно договориться о том, как строить совместный быт.

За один разговор решить проблему не получится. Давить и пытаться ускорить процесс тоже не стоит: партнер может просто сдаться. Например, после нескольких ссор муж начинает раз в неделю пылесосить квартиру. Его хватает на месяц, а потом он снова перестает это делать. Сначала — под предлогом того, что устал и пропылесосит завтра, а потом ему просто некогда. Так происходит, потому что супруги не смогли договориться.

Галина, 40 лет:

— Я много раз пробовала договориться с мужем о разделении обязанностей: ругала, просила, приводила аргументы. Потом узнала от психолога про «я‑позицию», когда ты не обвиняешь человека, а делишься с ним тем, что чувствуешь. Я сказала: «Милый, я очень устаю от домашней работы. Выходные для меня — это не выходные, а дни генеральной уборки». Муж ответил, что я драматизирую и не настолько загружена делами. Вещи стираю не я, а машинка, для посуды есть посудомойка, мелкий мусор собирает робот-пылесос, он же делает влажную уборку. Внутри все закипело, и я решила, что теперь не буду делать вообще ничего. 

На следующий день, когда муж пришел с работы, я с наслаждением слушала, как он шарится по холодильнику и раздраженно хлопает дверцами кухонных шкафов. Ну а что, ничего же сложного — возьми да и приготовь. Посуду муж за собой не убрал, я тоже не стала. Он не пытался со мной поговорить, наверное решил, что сможет меня переиграть. 

Прошло четыре дня, мы так и не разговаривали. Накопилась целая гора посуды, муж загрузил ее в посудомойку, но предварительно не сполоснул тарелки, поэтому посудомойка забилась остатками еды и сломалась. 

На пятый день муж не выдержал и спросил, есть ли у него чистые носки. Я ответила: «Спроси у стиральной машины, это же она вещи стирает». Супруг молча порылся в корзине с грязным бельем, нашёл самые чистые носки и пошел так на работу. 

Вечером он пришел домой с цветами и извинился. Мы помирились, и я решила, что после такого эксперимента муж будет постоянно помогать мне с домашними делами. Но он теперь просто их замечает и хвалит меня, говорит: «Спасибо, что погладила мне рубашку». 

Если партнер, который раньше мало занимался домашними обязанностями, начал пытаться делать больше, нужно реагировать правильно. Не стоит его хвалить так, будто он совершил подвиг, но нельзя и обесценивать его труд, чтобы отомстить за все годы, когда партнер ничего не делал. 

Чтобы от разговоров о распределении обязанностей был толк, нужно не просто признать, что проблема есть, а разработать конкретный план по ее решению. 

Что такое должностные обязанности?

Должностные обязанности – это определенные действия, которые подлежат реализации работником для выполнения имеющихся функций и воплощения поставленных перед ним задач. Также это набор видов работ и процессов, которые трудящийся обязан реализовать в поставленные сроки и на надлежащем уровне качества. В зависимости от должности и сферы труда перечень требований может быть для каждого разным. Так, имея представление о том, что такое функциональные обязанности, стоит понимать и тождественные понятия. Должностные обязанности очерчиваются конкретно и ясно, иллюстрируя оптимальный вариант реализации работником назначенных целей.

I. Общие положения

1. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена («Документационное обеспечение управления и архивоведение») или среднее профессиональное образование (непрофильное) по программе подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.

2. Без требования к опыту практической работы.

3. Назначение на должность делопроизводителя, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

4. Делопроизводитель должен знать:

4.1. Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления

4.2. Структуру организации, руководство структурных подразделений

4.3. Современные информационные технологии работы с документами

4.4. Порядок работы с документами

4.5. Схемы документооборота

4.6.Системы скоростного письма

4.7. Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами

4.8. Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации

4.9. Типовые сроки исполнения документов

4.10. Принципы работы со сроковой картотекой

4.11. Назначение и технология текущего и предупредительного контроля

4.12. Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов

4.13. Правила документационного обеспечения деятельности организации

4.14. Виды документов, их назначение

4.15. Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами

4.16. Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов

4.17. Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации

4.18. Системы электронного документооборота

4.19. Правила и сроки отправки исходящих документов

4.20. Требования охраны труда

4.21. Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления

4.22. Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией

4.23. Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел

4.24. Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа

4.25. Правила выдачи и использования документов из сформированных дел

4.26. Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них

4.27. Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов

4.28. Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии

4.29. Правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии

4.30. Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению

4.31. Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения

4.32. Правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами

4.33. Правила передачи дел в архив организации

4.34. _____________________________________________________________________

5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно ________________________.

6. На время отсутствия делопроизводителя (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.

7. ________________________________________________________________

Пересмотр инструкций

Должностные инструкции, безусловно, являются документами долгосрочной активности. Однако в силу того, что в любой организации имеет место быть всеохватывающая работа с людьми, они могут меняться. Пересмотр рабочих инструкций в обязательно порядке происходит при таких условиях:

• изменение организационно-структурных условий функционирования организации;
• переподчинение делопроизводственного отдела;
• изменение названия должности;
• внедрение дополнительных инновационных форм и способов организации трудовых отношений;
• реализация инновационных технологий, позволяющих грамотно и оптимально распределить обязанности и функции между сотрудниками и подразделениями.

Теперь стало понятным, что такое функциональные обязанности.

Следующая
Должностные инструкцииФинансовый контролер: должностные обязанности

Другой комментарий к статье 212 ТК РФ

Статья 212 ТК РФ возлагает на работодателя обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда. Большая часть из них корреспондирует иным нормам ТК РФ и регулируется положениями соответствующих статей (см. ст.ст.213, 219-231, 353 ТК РФ и комментарии к ним и др.). Неисполнение указанных обязанностей является основанием для привлечения работодателя к административной ответственности по ст.5.27 КоАП РФ.

Среди нормативных актов, принятых в развитие норм комментируемой статьи, следует выделить следующие:
— Федеральный закон от 28 декабря 2013 года N 426-ФЗ, в соответствии с которым обязанности по организации и финансированию проведения специальной оценки условий труда возлагаются на работодателя. При этом согласно ст.8 данного закона специальная оценка условий труда на рабочем месте проводится не реже чем один раз в пять лет, если иное не установлено указанным законом. Приказом Минтруда России от 24 января 2014 года N 33н утверждены: Методика проведения специальной оценки условий труда; Классификатор вредных и (или) опасных производственных факторов, формы отчета о проведении специальной оценки условий труда и инструкции по ее заполнению;
— Приказ Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 года N 302н «Об утверждении перечней вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда»;
— Постановление Минтруда РФ, Минобразования РФ от 13 января 2003 года N 1/29 «Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций». Данный Порядок предназначен для обеспечения профилактических мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний и устанавливает общие положения обязательного обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда всех работников, в том числе руководителей. Согласно требованиям комментируемой статьи работодатель обязан обеспечить недопущение к работе лиц, не прошедших обучение и инструктаж по охране труда, стажировку и проверку знаний требований охраны труда в соответствии с указанным Порядком;
— Приказ Минздравсоцразвития России от 17 декабря 2010 года N 1122н «Об утверждении типовых норм бесплатной выдачи работникам смывающих и (или) обезвреживающих средств и стандарта безопасности труда «Обеспечение работников смывающими и (или) обезвреживающими средствами». Например, для работников, выполняющих наружные, сварочные и другие работы, связанные с воздействием ультрафиолетового излучения диапазонов A, B, C или воздействием пониженных температур, ветра, предусмотрена выдача средств для защиты кожи при негативном влиянии окружающей среды (от раздражения и повреждения кожи) в объеме 100 мл;
— Постановление Правительства РФ от 15 декабря 2000 года N 967 «Об утверждении Положения о расследовании и учете профессиональных заболеваний», в соответствии с которым расследованию подлежат острые и хронические профессиональные заболевания (отравления), возникновение которых у работников и других лиц обусловлено воздействием вредных производственных факторов при выполнении ими трудовых обязанностей или производственной деятельности по заданию организации или индивидуального предпринимателя. При этом под острым профессиональным заболеванием (отравлением) понимается заболевание, являющееся, как правило, результатом однократного (в течение не более одного рабочего дня, одной рабочей смены) воздействия на работника вредного производственного фактора (факторов), повлекшее временную или стойкую утрату профессиональной трудоспособности. Под хроническим профессиональным заболеванием (отравлением) понимается заболевание, являющееся результатом длительного воздействия на работника вредного производственного фактора (факторов), повлекшее временную или стойкую утрату профессиональной трудоспособности;
— Постановление Минтруда России от 24 октября 2002 года N 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях».

Особенности составления и подписания должностной инструкции

Инструкция разрабатывается на основании следующих документов:

• квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37);
• штатное расписание;
• положение о структурных подразделениях;
• иные организационные документы работодателя.

Должностные инструкции составляются на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием. Указанным документом все трудовые функции равномерно распределяются между работниками организации (структурного подразделения).

Разработкой документа занимается начальник структурного подразделения, а утверждением руководитель или заместитель организации (ИП) (в зависимости от того, в чьем подчинении находится структурное подразделение по должности в которой разрабатывается инструкция). Документ также визируется сотрудником юридической службы и теми должностными лицами, от которых зависит выполнение задач, предусмотренных инструкцией.

Ознакомление сотрудника с должностной инструкцией обязательно.

Почему «классический» портрет семьи уже нежизнеспособен?

«Вот раньше жёны уважали и ценили своих мужей, не то, что сейчас!» – Любят восклицать приверженцы патриархального строя. Причём, это «раньше» очень размытое и эфемерное понятие. Мы не будем углубляться в историю слишком сильно – прообразы мужчины-охотника на мамонтов и женщины хранительницы домашнего очага и так уже набили оскомину. В качестве примера рассмотрим и оспорим несколько советов из австралийского сборника «Домоводство», переведённого и выпущенного в СССР для женщин-домохозяек в 1960 годах. Может, раньше и вправду было лучше и семьи были счастливее?

Всегда будьте счастливы видеть супруга. Выказывайте ему свою радость и искреннее желание порадовать. Конечно, увидеть любимого человека после целого дня разлуки приятно. Но что, если не всё так просто? Что если супруг перед этим сильно оплошал и его появление на пороге не вызывает счастливой улыбки? Или жена была эмоционально или физически вымотана за день? Описанными качествами может обладать домашний питомец, но никак не мыслящий и осознанный человек.

Его темы для разговора намного важнее ваших. Не выливайте на него свои жалобы и проблемы

Рассказывать о том, что вас действительно беспокоит – важно. Вне зависимости от пола и социального статуса

Подавление эмоций и замалчивание проблем – не то, что нужно для построения и поддержания комфортных взаимоотношений.

Вечер – это его время. Не жалуйтесь, если он опоздал, пришёл выпивший или развлекался без вас. В раздельном отдыхе нет ничего плохого. Мужчинам иногда хочется отдохнуть в сугубо мужской компании, а женщинам – в женской. Но в браке всё решает уважение. Уважающие партнёры не нарушают договорённостей и предупреждают о своих планах заранее.

Каждый день вы должны добиваться максимально комфортных условий для супруга. Подоткните ему подушку, предложите снять с него ботинки. Держите наготове прохладительный/горячий напиток. В отношениях всегда должно быть место для ласки и заботы о том, кто сильно устал или болен. Загвоздка в том, что в жизни эти роли естественным образом сменяются. Не должно быть так, что один из членов семьи только даёт заботу, а остальные – только принимают, ничего не делая взамен.

Не вступайте в разговоры с мужем после работы! Помните, он сильно устал на службе, где трудился ради вас! Молча накормите его и только после того, как он закончит читать газету – можете попытаться заговорить. Действительно, иногда после тяжёлого рабочего дня (особенно если работа связана с людьми), хочется немного тишины. Но об этом следует сказать прямым текстом. «Извини, я сейчас не в духе вести беседу» – будет достаточно, чтобы каждый из партнёров чувствовал себя важным и понятым. Требовать молчаливого сервиса как в ресторане – это не то, что должен делать муж, любящий свою жену.

Даже с учётом того факта, что все вышеперечисленные советы были написаны для европейских домохозяек, в то время традиционно зависящих сначала от отца, а потом от мужа, они выглядят попросту несправедливыми по отношению к женщинам. Единственное, что должен делать мужчина в доме, по мнению автора – это появляться там с деньгами. Сейчас же вклад в бюджет семьи делают оба партнёра. Девушки могут добиваться не менее значимых карьерных высот, чем парни.

Тогда никто не задумывался об этике и психологии взаимоотношений. Важна была внешняя картинка благоустройства, чтобы в жизни «всё было как у людей». Множество браков в тот период не распались только из-за боязни публичного осуждения и финансового краха. Так стоит ли пытаться построить отношения по устаревшему шаблону, в основе которого лежит страх, созависимость и притворство?

Особенности профессии, с которыми сталкивается кадровик

Кадровик, не смотря на обширный перечень своих обязанностей, в первую очередь занимается ведением документации в той или иной организации. Это приказы, трудовые договора, положения, заявления сотрудников, ведение воинского учета, пенсионного, льготного и т. д.

С какими особенностями сталкивается специалист, занимающий данную должность?

К положительным можно отнести:

• Режим труда. В редких случаях могут возникнуть переработки. В основном, это стандартный график с фиксированными привычными выходными (субботой и воскресением), а так же нерабочими днями в государственные праздники. Чаще всего работа с 9:00 до 18:00, включающая в себя перерыв на обед.
• Стабильный социальный пакет, включающий в себя все необходимые выплаты.

• Бумажная работа без особой подвижности.
• Возможность карьерного роста и высокой заработной платы.
• Работа в офисе.

К негативным следует отнести следующие:

• Кроме непосредственных обязанностей, большой объем дополнительных, не всегда напрямую связанных со специальностью.
• Нахождение между сотрудниками и начальством. Это может быть минусом в том случае, когда приходится разрешать негативные ситуации.
• Для кого-то бумажная работа в офисе покажется минусом.
• Монотонность.
• Возможное появление разногласий в работе с бухгалтерией.
• Ответственность в случае непорядочности принятого сотрудника.

Сотрудник отдела кадров постоянно сталкивается с новыми людьми, и должен обладать коммуникативными навыками, уметь организовывать людей и свою работу, быть доброжелательным и при этом владеть современными способами оценки персонала. Он должен обладать навыками взаимопонимания, и основывать свою работу на взаимном сотрудничестве. К тому же, в своей деятельности кадровик постоянно сталкивается со взаимодействиями со сторонними организациями. Такими, как Пенсионный Фонд, Государственная инспекция труда и прочими).

Компетенция специалиста данной области так же зависит от его умения пользоваться техникой и средствами автоматизации.

Похожие записи:

На каком расстоянии от забора можно строить гараж: нормы снип и закон в снт и ижс Статья 291 ук рф. дача взятки Отцовский капитал Приказ минэнерго рф от 23.05.2011 n 189 «законы не важны, люди бегут, руки опускаются». сотрудники судебной системы Продажа, покупка квартиры в ипотеку, в кредит: риски продавца и покупателя