Оглавление
Отработка
Наличие убедительного аргумента в пользу отмены или сокращения периода отработки будет зависеть от того, кто первым предложил прекратить трудовые отношения. Если об увольнении в порядке перевода к другому работодателю попросил лично сотрудник, то его начальник волен потребовать, как минимум, 14 дней на то, чтобы найти замену и ввести нового человека в курс дела, ст. 80 ТК РФ. Но в случае, когда такой переход продиктован желанием бывшего руководства, то тут условия может диктовать сам увольняемый.
Вопрос отработки решается еще на этапе трехсторонних договоренностей (сотрудник и два работодателя). Поскольку такой вид расчета можно отнести к разновидности увольнения по соглашению, срок передачи дел может отсутствовать вовсе.
Возможен вариант, когда период отработки будет согласован на срок долее традиционных двух недель. Например, будущий работодатель планирует расширять штат через пару месяцев, а текущий не против задержать на это время ценного сотрудника. Если возражений на эту тему у работника нет, то, формально, отработка будет длиться 60 дней. Здесь о случаях увольнения без отработки.
Как оформить увольнение переводом в другую организацию
Увольнение в порядке перевода в другую организацию может быть оформлено, когда имеется согласие:
директора компании, в которую гражданин приглашается на работу;
работодателя с прежнего места работы.
В этом случае возможно расторжение трудового договора на прежнем месте работы. Перевод в другую организацию без увольнения не допускается.
Как оформляется приглашение от предприятия?
Не секрет, что руководители многих компаний присматриваются к работникам фирм-конкурентов или своих деловых партнеров. В любом случае, директор каждого предприятия был бы рад видеть в своей организации умного и опытного сотрудника. Нередко они готовы предложить гражданам, трудящимся у других нанимателей, более привлекательную должность и достойный оклад. Увольнение по переводу в другую организацию возможно, если работодатель получил письменный запрос из другой компании, а сотрудник не имеет ничего против такого перехода. Он осуществляется, если директор готов расстаться с работником. Если руководитель против того, чтобы он уходил из его фирмы, приглашенный сотрудник может покинуть ее по личной инициативе.
Письмо об увольнении в порядке перевода, образец
Уволить в порядке перевода могут только с согласия работника. Поэтому он должен письменно оформить свой положительный ответ на переход. Формулировка «на перевод согласен» указывается на приглашении от другого нанимателя. После получения документа директор издает распоряжение о расторжении договора.
Как составляется заявление?
Увольнение переводом в другую организацию может стать хорошим вариантом для сотрудника, решившего уйти из фирмы и уже нашедшего себе новую работу. Увольнение в связи с переводом является гарантией того, что в течение месяца со дня ухода новый наниматель подпишет с ним контракт. Также, преимуществом можно считать отсутствие обязательной двухнедельной отработки (по соглашению работодателей) и отсутствие испытательного срока на новом месте труда. Гражданин может попросить руководителя компании, в которую желает трудоустроиться, чтобы тот выслал запрос его действующему работодателю. Также он должен написать заявление на увольнение в порядке перевода.
Образец заявления:
К заявлению необходимо приложить приглашение будущего нанимателя с просьбой расторгнуть контракт с указанным работником для трудоустройства в его фирме.
Издание приказа о переходе
Руководитель издает распоряжение об увольнении, составленное по форме № Т-8. В качестве основания ухода указываются документы:
приглашение будущего нанимателя;
согласие актуального работодателя;
заявление или согласие трудящегося.
Увольняющегося знакомят с распоряжением под подпись. В день ухода ему перечисляется расчет и возвращается книжка с внесенной в нее записью о расторжении контракта.
Как звучит запись о расторжении контракта?
Информация вписывается в личную карточку и в трудовую книжку в последний рабочий день. Формулировка может быть следующая: «Уволен в связи с переводом по просьбе работника (или с согласия) в (название предприятия), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Перевод через увольнение в одной организации не допускается.
Может ли новый наниматель не принять на работу?
Статьей 64 ТК РФ гражданину гарантируется прием на работу. Наниматель, который выслал приглашение, не может пойти на попятную и отказать гражданину в подписании договора. Документами, гарантирующими трудоустройство в новой организации, служат приглашение о переходе и согласие гражданина. Если работодатель решит отказать приглашенному сотруднику в трудоустройстве, он может обратиться с жалобой в инспекцию по труду или подать на него в суд. Если суд примет решение в пользу истца, он обяжет нового нанимателя подписать с ним контракт со дня, следующего за днем ухода с прежнего места работы.
Также законодательство предусматривает административную ответственность за такое нарушение. Согласно ч. 3 ст. 5.27 КоАП, может быть назначен штраф в размере от 10 до 20 тыс. руб. на должностное лицо, от 50 до 100 тыс. руб. на организацию.
Увольнение в порядке перевода в другую организацию: чем регламентируется
Право сотрудника на увольнение переводом в другую организацию закреплено в ст. 72.1 ТК РФ. Согласно ч. 2 ст. 72.1 перевод возможен в двух ситуациях:
- по инициативе работника — в этом случае согласия руководства организации не требуется;
- по инициативе организации, но только при согласии работника.
Согласно подп. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ в случае перевода работника в другую организацию договор с ним подлежит прекращению. То есть перевод в другую организацию без увольнения не допускается.
Увольнять же работника в этой ситуации требуется на основании подп. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — перевод сотрудника, а не по собственному желанию либо соглашению сторон. Причем данный момент имеет не только формальное значение, но и дает возможность уволиться без предварительного уведомления руководства организации за 2 недели до расторжения договора, которое необходимо при увольнении по собственному желанию.
Увольнение через перевод: юридические основания для проведения процедуры
Для начала процедуры перевода в другую компанию сотрудник должен подтвердить тот факт, что речь идет именно о переводе. На практике таким документом является письмо (приглашение), в котором обозначено согласие нового работодателя принять переводимого сотрудника. Письмо составляется в свободной форме. Выглядеть оно может следующим образом:
Генеральному директору ООО «Старт»
Дроздову А. И.
Уважаемый Александр Иванович!
ООО «Ирис» готово принять на работу в должности главного бухгалтера работающую у Вас в настоящее время бухгалтера Петрову Надежду Григорьевну с ___________ года. В связи с чем просим Вас оформить увольнение переводом данного сотрудника.
Генеральный директор ООО «Ирис» _________________ Федоров И. П.
Дополнительно к письму от принимающей работника организации требуется заявление об увольнении самого сотрудника. Наличие двух этих документов обязательно для начала процедуры увольнения.
Если же инициатором перевода является сама организация, в которой трудится работник, то его согласие может быть отмечено на самом письме о переводе — тогда писать заявление об увольнении не требуется.
Важно! Письмо о переводе обязывает в последующем нового работодателя заключить с переведенным работником трудовой договор и принять его на работу в той должности, которая указана в письме. То есть наличие такого письма является гарантией для сотрудника, что принимающая организация не откажет ему в трудоустройстве
Что касается даты перевода, то она ориентировочная. Практика исходит из того, что сотрудник должен быть трудоустроен в новой компании в разумный срок после увольнения. Таковым принято считать 1 месяц.
Заявление на увольнение переводом в другую организацию — образец
Еще один вопрос, который возникает на практике — о правильной формулировке просьбы об увольнении в заявлении. Приведем примерный образец с правильной формулировкой, прописанной в соответствии с подп. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Генеральному директору ООО «Старт»
Дроздову А. И.
от бухгалтера ООО «Старт»
Петровой Н. Г.
Заявление
Прошу уволить меня с занимаемой должности бухгалтера ООО «Старт» согласно подп. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ в связи с переводом на работу в ООО «Ирис» с ________ ____ года.
__ __ ____ года
Бухгалтер ООО «Старт» _____________________________ Петрова Н. Г.
Одним из ключевых вопросов при написании заявления является дата перевода. Поскольку нормы ТК РФ не указывают на то, каким образом определять ее, ориентиром может служить дата, указанная в письме о переводе.
Однако текущий работодатель по техническим причинам может быть не готов отпустить работника в указанный срок. Например, по причине необходимости передачи материальных ценностей, проведения ревизии, сдачи дел и т. д. Поэтому дата в письме о переводе должна указываться с учетом предоставления достаточного срока на проведения таких мероприятий.
Соответственно, заявление о переводе работником подается заблаговременно.
При решении вопроса о том, какой срок является достаточным для проведения всех мероприятий по увольнению, логично использовать по аналогии положения ч. 1 ст. 80 ТК РФ. То есть таким сроком следует считать 2 недели.
Все документы, которые должны быть оформлены при переводе работника в другую организацию, приведены в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к образцам.
Обоснования причины перевода
Поскольку инициатива перехода может исходить от любого участника процесса, то и причины увольнения в порядке перевода к другому работодателю будут разные:
- сотрудник сам нашел новую работу и хочет получить дополнительные гарантии при приеме;
- кадровая служба сторонней компании пытается переманить специалиста и желает убедить его в серьезности намерений при трудоустройстве, а также имеет налаженные контакты с текущим руководством;
- работодатель вынужден пересматривать штатное расписание в сторону сокращения или вовсе намерен ликвидировать компанию. Закон рекомендует, а в некоторых случаях обязывает руководство проявить максимальное участие в судьбах увольняемых и подыскать им достойные рабочие места.
От того, кто сделает первый шаг, будет зависеть и то, кто и как начнет процесс.
Законодательство
Нормы перевода сотрудников на новые должности внутри компании описываются в статье 72.1 Трудового кодекса РФ. Также большое значение имеют нормы статьи 72.2.
Так, временное перемещение работника возможно без его согласия на срок до 1 месяца в следующих несчастных случаях:
- несчастный случай на производстве;
- пожары и иные стихийные бедствия;
- чрезвычайные ситуации.
В данном случае отводится ровно месяц на устранение последствий аварии. Без согласия работник будет вынужден выполнять даже работу низшей квалификации. Все в рамках закона. Заработная плата устанавливается на уровне средней от прежней, дабы не были ущемлены права гражданина.
Также в законе сказано, что работодатель вправе переместить работника без его согласия, если при этом не будет нарушен ни один из пунктов подписанного ими ранее трудового соглашения.
Перемещением не является перевод на работу к другому работодателю, поскольку согласно статье 77 пункту 5 ТК РФ трудовые отношения будут прекращены.
Особое внимание следует уделить статье 220 ТК РФ. В ней сказано, что перевод может быть инициирован самим сотрудником, если есть основания полагать, что выполнение определенных функций на предприятии стало опасным для здоровья
Работник имеет полное право отказаться выполнять свою работу, и если ему не будет предложена новая должность, компания будет продолжать выплачивать заработную плату.
Возможные последствия увольнения для работника и работодателя
Увольнение переводом к другому работодателю – наиболее щадящий вариант смены работы, но, к сожалению и тут есть свои нюансы:
Плюсы | Минусы | |
Работнику | Гарантия того, что в течение 30 дней ему не откажут в приеме.
Условия новой работы можно обсудить заранее и зафиксировать их на бумаге |
Отозвать собственное заявление о переводе нельзя.
Если условия перехода не прописаны на бумаге, то принимающая сторона может предложить меньший оклад и более скромные условия работы чем те, которые были предложены устно. |
Новому работодателю | Закон не оставляет возможности передумать. По крайней мере, такой запрет работает в течение 30 дней после даты фактического увольнения | |
«Старому» нанимателю |
Увольнение в порядке перевода к другому работодателю выгодно для всех сторон соглашения. В жизни минусы подобного перехода могут проявиться только в случае намеренного сговора между нанимателями, с целью избавиться от работника, или неправильное поведение самого специалиста.
Юрист коллегии правовой защиты. Специализируется на ведении дел, связанных с трудовыми спорами. Защита в суде, подготовка претензий и других нормативных документов в регулирующие органы.
Порядок увольнения сотрудника переводом в другую организацию
Увольнение по решению сотрудника с помощью перевода в стороннюю компанию подразумевает следующие этапы:
- Новым нанимателем оформляется запрос о желаемом профессионале с обязательством трудоустроить его на своем предприятии. Данное письмо составляется на официальном бланке фирмы в вольной форме. Зачастую прописывают такие данные о субъекте: желаемый срок, в который новый подчиненный должен начать исполнять свои обязанности, непосредственно формулировка с прошением о переводе. Некоторые работодатели сразу указывают перечень обязанностей для потенциального подчиненного и размер оклада.
- Сотрудник, который изъявляет желание перевестись, составляет заявление.
- Если у текущего нанимателя отсутствуют какие-либо претензии, им оформляется соглашение, которое направляется на предприятие, где хочет работать сотрудник.
- Руководителем фирмы, из которой уходит сотрудник, оформляется приказ об увольнении субъекта. В нем необходимо отметить инициатора данной процедуры, указав «По просьбе сотрудника».
- В журнал регистрации заносится соответствующая отметка о публикации приказа.
- Сотрудник письменно подтверждает свое ознакомление с приказом.
- По факту письменного подтверждения ознакомления субъекта с приказом об увольнении переводом в его личной карточке делается запись о расторжении трудового контракта. Обязательно указывается ссылка на ст. 77 ТК РФ. В ней также требуется подпись сотрудника, как подтверждение его ознакомления с фиксацией информации о его уходе с текущего предприятия.
- Ставится отметка об уходе с работы в трудовой книжке.
- Производится расчет итоговых выплат гражданину, по результатам которого составляется записка по форме Т/61.
- В последний рабочий день гражданину выдается трудовая книжка, факт получения которой он подтверждает своей подписью в Книге учета.
- Гражданину также выдается справка из бухгалтерии о начисленной заработной плате за предыдущие два месяца.
- На протяжении одного месяца с момента ухода с работы субъект должен приступить к исполнению должностных обязанностей на новом месте.
- При заключении нового трудового соглашения в нем отмечается, что субъект нанят в процессе перевода.
Если инициатором увольнения является работодатель, этапы во многом схожи. Однако, имеются свои отличия:
- Два управленца оговаривают условия перевода работника с одного предприятия на другое.
- Составляется письменное уведомление субъекта о намерении работодателя его перевести. Также работника информируют об объеме зарплаты, должностных обязанностях и условиях труда.
Если сотрудник не согласен с предлагаемыми условиями, принудить его к переводу работодатели не имеют права.
- Если у сотрудника не возникает претензий, он письменно подтверждает свое согласие. Это делается путем отметки «Согласен с переводом» на листе с извещением. Также субъектом проставляется дата и виза.
- Оформляется трехстороннее соглашение о переводе.
- Управленец текущей организации оформляет приказ об увольнении конкретного работника, ссылаясь на п. 5, ч. 1, ст. 77 ТК РФ, отмечая, что сотрудник не имеет претензий.
- В трудовой книжке и личной карточке также необходимо указать, что «сотрудник согласен» и его подпись.
- По завершении процесса увольнения сотрудник получает свои документы, компенсацию и справку из бухгалтерии о зарплате за предыдущие два года.
Действия при переводе на новую работу
В место настоящей занятости руководству вручается письмо от компании, намеревающейся принять его сотрудника, и заявление от самого работника о его желании уволиться переходом на новое место (ст. 84 ТК РФ). В заявлении указывается:
- кому адресуется просьба (директору организации-работодателя);
- от кого заявление (полное наименование специалиста с указанием должности, отдела);
- суть (просьба об увольнении);
- на каком основании запрашивается перевод (прилагается копия гарантийного письма новой компании).
Дата для прекращения трудовых отношений может не указываться, так как в резолюции директора буду указаны необходимые сроки.
Важно! Любое заявление на увольнение, в том числе переводом, может быть отозвано работником по его собственному желанию в любое время, даже в последний рабочий день. Далее алгоритм действий компании будет таким:
Далее алгоритм действий компании будет таким:
- Завизировав заявление, организация направляет письмо по будущему месту занятости гражданина с подтверждением перехода и издает приказ. Порядок оформления и текст приказа схож с условиями стандартного увольнения за исключением причины ухода, которая должна формулироваться как «перевод по просьбе работника к другому работодателю» и иметь ссылку на Трудовой Кодекс РФ (ст. 77).
- Изданный документ регистрируется в журнале приказов (с присвоением номера) и предоставляется для ознакомления увольняющемуся.
- В личную карточку специалиста заносится соответствующая отметка с обязательной ссылкой на ст. 77 ТК РФ. Ознакомившись со всеми произведенными записями, работник ставит свою подпись.
- Выполняется запись в трудовой книжке при увольнении в порядке перевода согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление министерства труда и соцзащиты РФ № 69). Текст со ссылкой на дату приказа и его номер, а также статьи ТК РФ указывается без сокращений, заверяется подписью директора (уполномоченного руководителя) и печатью организации. Не допускаются ссылки на другие разделы Трудового Кодекса, кроме ст. 77.
В последний день работы бухгалтерия выполняет окончательный расчет отработанного времени, начисления заработной платы (до последнего дня работы с полагающимися надбавками) и компенсаций за неиспользованный период отпуска. Если причитающиеся дни были уже использованы, то выданное ранее будет удержано из общей суммы начислений.
Внимание! Работник получает денежную компенсацию за период неиспользованного отпуска, но на новом месте занятости право на отпуск возникнет в предусмотренном законом порядке — через 6 месяцев работы (ст. 122 ТК РФ)
Период может быть уменьшен по соглашению с нанимателем.
Теперь уже бывшему работнику передается трудовая книжка (после проставления подписи в книге учета трудовых книжек), справка о заработке (форма 2-НДФЛ), справки об отчислениях в ПФ РФ и ФСС.
В течение 30 дней уволенный гражданин должен устроиться по новому месту занятости, где издается соответствующий приказ о приеме, а в трудовой книжке ставится отметка о принятии на должность в порядке перевода.
При выполнении внутреннего перехода (постоянного, временного) работник направляет администрации предприятия заявление, подписывает приказ и удостоверяет своей подписью записи в лицевом счете и в личной карточке. При этом в личной карточке запись должна повторять внесенную в трудовую книжку (Постановление № 225 «О трудовых книжках»).
При переходе с одной должности на другую в пределах одного предприятия все выполняемые в трудовой книжке записи заверяются одним работодателем.
ФАЙЛЫСкачать образец записи в трудовой книжке при увольнении в порядке перевода .doc
Как оформить перевод?
Как правило, хлопоты по составлению документа, перевод работника в другую местность не занимают много сил и времени, и начинаются увольнением сотрудника для того, чтобы сделать возможным заключение нового трудового соглашения. Чтобы избежать неожиданных и неприятных ситуаций, рекомендуют руководству двух организаций заключить письменное соглашение.
Поговорим далее о том, как правильно оформить перевод работника в другую организацию по инициативе руководства и самого сотрудника.
По инициативе руководства
Сперва рассмотрим, как оформить перевод сотрудника из одной организации в другую, если инициатива исходила со стороны начальства.
От лица руководителя компании, куда будет осуществлен перевод, составляется письмо запрос о переводе сотрудника в другую организацию (образец имеет специальную форму) с указанием новой должности и времени, с которого человек должен приступить к своим обязанностям.
Далее идут такие шаги:
- письмо на перевод в другую организацию (образец находится ниже) отсылают по месту работы;
- на основании текста письма начальство согласовывает с человеком все условия его будущего перевода работника к другому работодателю;
- если у сотрудника нет вопросов, и он совсем выражает согласие, он приступает к написанию заявления.
К нему нужно приложить образец письма о переводе сотрудника в другую организацию;
- организация посылает ответное письмо, подтверждающее его согласие и готовность;
- за этим следует процедура увольнения.
Здесь можно бесплатно скачать в формате word:
Заявление на перевод работника на другую должность.
Заявление работника о переводе на другую должность.
Подробнее о том, как оформляется перевод работника по инициативе работодателя, можно узнать тут.
Теперь поговорим о том, как осуществляется перевод на постоянную работу в другую организацию по решению сотрудника.
По инициативе работника
Перед тем, как осуществить оформление перевода в другую организацию по желанию работника необходимо:
- Заполнить образец заявления на перевод в другую организацию с указанием причины увольнения.
- Рассмотрев данное заявление о переводе в другую организацию (образец находится выше), руководство оповещает письмом ту организацию, куда переходит человек, и ожидает ее одобрение.
- Далее процедуру увольнения следует проводить по общепринятым правилам.
Сотрудник имеет право перейти на новое место работы, по собственному предложению, или, исходя из ситуации, по согласию.
Если организация зарегистрирована как самостоятельная, человек должен уволиться с предыдущей организации и иметь на руках все документы.
Порядок перевода работника к другому работодателю со стороны организации, где работал гражданин, включает в себя такие этапы:
- составляя приказ на увольнение, руководитель обязан так же указать на перевод к другому работодателю по просьбе работника, и на то, что сотрудник просит об этом, или просто не возражает (о том, как составить приказ о переводе работника на другое место работы, читайте здесь);
Приказ на увольнение по форме Т-8: бланк.
руководитель должен закрыть личное дело; трудовая книжка должна содержать запись в трудовой перевод в другую организацию, выполненную согласно требований.
Образец записи в трудовой о переводе в другую организацию.
Перевод работников из одной организации в другую бывает на постоянное место деятельности и на какое-то определенное время, по инициативе руководителя или подчиненного. Независимо от времени и инициатора, работа не может нести угрозу жизни и здоровью человека, к ней не должно быть никаких противопоказаний.
Временный перевод сотрудника на другую должность или в другую организацию происходит исходя из ряда внутренних причин (по причине простоя или производственной необходимости). С его условиями сотрудник должен быть ознакомлен и засвидетельствовать это своей подписью. По истечении времени он может вернуться и приступить к выполнению своих прежних обязанностей, или перевестись на основное место работы с совместительства.
Заявление на перевод с совместительства на основное место работы.
В каких случаях переводить нельзя
Отметим, что перевод на другую работу, и перемещение работника не должны представлять угрозы для его здоровья. Например, беременных сотрудниц нельзя переводить на более тяжелый труд, так как это может привести к негативным последствиям.
Также перевод запрещен, если сотруднику вредно работать на новом месте по медицинским показаниям. Если права сотрудника нарушены, он может обратиться в трудовую инспекцию и в суд для восстановления справедливости.
Перемещение сотрудника означает продолжение работы в той же организации и в той же местности
, но на другом рабочем месте, в другом подразделении или на другом оборудовании, с сохранением трудовой функции, предусмотренной договором.
Такое, довольно громоздкое, определение можно вывести на основании статьи 72.1 Трудового кодекса.
Перемещение неразрывно связано с другим правовым явлением, в случае которого происходит изменение условий труда, — переводом.
Статья 72.1 ТК РФ. Перевод на другую работу. Перемещение
(введена Федеральным законом от 30.06.2006 N 90-ФЗ) Перевод на другую работу — постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.
Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных частями второй и третьей статьи 72.2 настоящего Кодекса.
По письменной просьбе работника или с его письменного согласия может быть осуществлен перевод работника на постоянную работу к другому работодателю. При этом трудовой договор по прежнему месту работы прекращается (пункт 5 части первой статьи 77 настоящего Кодекса).
Не требует согласия работника перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора. Запрещается переводить и перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья .
Образец заявления о переводе на другую работу
Заявление пишется лично работником в произвольной форме или по образцу, разработанному внутри предприятия. При этом текст должен содержать в себе некоторые обязательные сведения. В частности нужно указать:
- название организации,
- должность и ФИО руководителя,
- персональную информацию о самом работнике: его должность, фамилию, инициалы.
- на какое именно вакантное место претендует сотрудник,
- причину перевода,
- дату.
В тексте важно отметить тот факт, что автор ознакомлен с условиями труда на новом рабочем месте и согласен с ними. Если к заявлению прилагаются какие-то дополнительные документы: свидетельство об образовании, медицинская книжка, характеристика, аттестационный лист и т.п., это также нужно отразить отдельным пунктом в основной части его содержания
Если к заявлению прилагаются какие-то дополнительные документы: свидетельство об образовании, медицинская книжка, характеристика, аттестационный лист и т.п., это также нужно отразить отдельным пунктом в основной части его содержания.
Для оформления заявления никаких рамок также не предусмотрено: писать его можно как от руки, так и печатном виде, как на фирменном бланке, так и на простом чистом листе форматов А4 или А5. При этом на документе обязательно должна стоять подпись самого сотрудника, а также, если это предусмотрено внутренним порядком, визы руководителей соответствующих структурных подразделений.
Рекомендуется составлять два экземпляра заявления, один из которых передается представителю работодателя, второй, после визирования у секретаря – остается на руках у работника. При этом экземпляр работодателя должен быть пронумерован и зарегистрирован в журнале учета внутренних документов.