Аскон: действует ли скан-копия договора?

Как происходит процесс ксерокопирования на принтере

Ксерокопирование – это точное воспроизведение информации (копирование) и изготовление дубликатов на бумажном носителе.

Как делать ксерокопию документов?

1. Понадобится МФУ
2. Бумага
3. Заправка многофункционального принтера

• Загрузить во входной лоток бумагу
• Протрите стекло при необходимости
• Положите документ лицевой стороной вниз
• Выровнить по границе направляющих (линии вокруг стекла)
• Закройте крышку ксерокса/принтера
• Выбрать цвет печати на панели управления
• При необходимости в большом числе копий одного и того же документа нажмите кнопку «Пуск» несколько раз.
• (За один раз, в зависимости от устройства можно сделать от 1 до 20 копий за раз).
• Для изменения формата бумаги – нажмите кнопку «paper»

Если условия об электронном взаимодействии нет…

Порой стороны обмениваются сканами договоров, хотя в нем нет ни единого слова об этом. Даже в такой ситуации иногда договор могут признать заключенным — если стороны приступили к его исполнению.

На помощь здесь приходит принцип «эстоппель» — запрет на противоречивое поведение сторон сделки. В ГК РФ он встречается в нескольких нормах, одна из них — п. 3 ст. 432. Сторона не вправе требовать признания договора незаключенным, если ранее каким-либо образом подтвердила его действие, например, приняла от другой стороны полное или частичное исполнение, либо сама начала исполнять свои обязательства. Так, уплатив аванс и приняв работу исполнителя на условиях, указанных в скан-копии договора, заказчик не вправе отказаться от уплаты оставшейся части, ссылаясь на его незаключенность. С его стороны это будет недобросовестным поведением.

О заключении договора может свидетельствовать также переписка по электронной почте по поводу сделки, подписание актов, протоколов, дополнительных соглашений. Иными словами стороны вели работу по исполнению договора и это подтверждают документы и письма.

Также суд скорее всего признает юридическую силу скана договора, если его стороны ранее заключали другие сделки таким же способом и исполняли их. При таких обстоятельствах обмен документами по электронной почте является привычным способом для сторон.

Если дело дойдет до суда, то не забывайте также про ч. 3 ст. 75 АПК РФ и ч. 1 ст. 71 ГПК РФ: они признают документы, полученные посредством сети Интернет письменными доказательствами.

Работать по сканам можно, нужно лишь делать это правильно. Если вы учтете в работе все нюансы, в которых мы сейчас разобрались, то можно не бояться признания договора незаключенным.

Хотите знать больше? Подписывайтесь на мой Telegram-канал.

Какими должны быть сканы документов?

В письме ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ отражены следующие требования.

1. Цифровые документы должны быть в формате PDF и TIFF. Преобразовать имеющиеся сканы в эти разрешения можно в онлайн-конвертерах.
2. Документы с черными или черно-белыми изображениями должны сканироваться в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого). Эта опция выбирается в настройках программы сканера.
3. Разрешение у документа должно быть 150 DPI или 300 DPI на усмотрение пользователя.
4. Цветные изображения сканируются в режиме RGB в том же разрешении, что и в пункте 3.
5. Для настроек яркости и контраста нет конкретных параметров, но они должны быть такими, чтобы текст был четким и читаемым.
6. Любой присланный в ФНС отсканированный документ должен открываться на стандартных платформах ОС (Windows с 2000 и далее по возрастанию).
7. При открытии документа не должно всплывать никаких предупреждений о возможных ошибках.
8. Убедитесь, чтобы не были установлены пароль и запрет на печать.
9. Если документ содержит более одной страницы, то он должен быть отсканирован в многостраничном режиме TIFF – его также можно преобразовать в онлайн-конвертере.
10. В том случае, если скан состоит из одного листа, допускается разрешение JPEG.

Требования достаточно простые – чтобы избежать ошибок, нужно только настроить программы сканеров и не менять их.

Подробнее о сканировании

Чтобы ответить на вопрос о том, что делает сканер, когда он начинает сканирование оригинала, нужно рассмотреть принцип его действия. В качестве образца возьмем планшетный сканер, который в наши дни является наиболее распространенным вариантом.

• На первом этапе сканируемый документ кладется на специальное стекло планшета той стороной, которую нужно отсканировать.
• Под стеклом, в свою очередь, расположена специальная подвижная лампа. Ее движение регулируется со стороны т.н. шагового двигателя.
• Свет, который отражается от поверхности объекта посредством целой системы зеркал, попадает на матрицу CCD, обладающую повышенной чувствительностью.
• Затем он передается на АЦП и только после этого достигает компьютера, где отсканированный документ преобразуется в цифровой формат.
• За каждый определенный шаг двигателя сканируется какая-то определенная полоска объекта.
• В конце все полоски объединяются в одно общее изображение при помощи специального программного обеспечения.

Программы для редактирования скан-копий

Если редактировать отсканированные документы приходится часто, определенно стоит установить на компьютер специальную программу. Это существенно облегчит процесс редактирования, причем его можно будет осуществлять даже без доступа к Интернету.

Word

Самый простой способ редактирования скана — конвертировать его в текстовый документ с помощью FineReader, а затем вносить необходимые изменения в Word.

Программа FineReader способна обрабатывать большие объемы текстов, таблицы и картинки, а также конвертировать в текстовый формат документы на самых разных языках. Единственный минут этой программы — ограниченный лимит на обработку страниц. Бесплатно можно конвертировать не больше 50 страниц, после чего придется купить лицензию.

Acrobat

Еще одна популярная программа распознавания и редактирования отсканированных документов — Acrobat. С ее помощью любой скан можно конвертировать в документ для дальнейшего внесения корректировок.

Конвертация и редактирование осуществляются так:

1. Файл в формате PDF открывают в рабочем окне программы. Далее выбирают вкладку «Инструменты» и переходят в раздел редактирования.
2. Далее программа автоматически начнет распознавать текст. Пользователю нужно всего лишь указать язык через вкладку параметров и поставить флажок напротив с надписью «Распознать».
3. В конвертированном изображении шрифт будет точно таким же, как и в исходном документе.
4. После этого пользователь сможет внести все необходимые корректировки в текст. После этого останется кликнуть на кнопку «Файл», потом «Сохранить как» и ввести новое имя для сохранения документа.

ABBYY FineReader

Это приложение — одно из самых известных, и активно используется для распознавания текста в отсканированных документах, сохраненных в формате изображения.

Главное преимущество программы — в максимальной простоте ее использования. Оцифровка происходит сразу после загрузки документа в программу. Здесь же его можно редактировать и сохранять в любом удобном формате. Также к программе можно подключать принтеры и сканеры для дальнейшей распечатки документа.

Скан Корректор А4

Еще одна простая программа, с помощью которой можно корректировать отсканированные изображения и текст. В параметрах программы достаточно много возможностей, которые позволяют менять яркость, цвет фона и контрастность шрифта.

Также в рабочей области программы можно настраивать границы листа А4, чтобы полностью отсканировать лист. Софт подходит даже для начинающих пользователей, так как он отличается русифицированным интерфейсом.

Еще больше информации о редактировании отсканированного документа можно найти в видео.

Достаточно ли скан-копии для защиты прав в суде

Судебная практика неоднозначна. Одна из сторон может отрицать подписание и отправку контракта. Другая сторона должна доказать, что скан-копия договора исходила именно от этого лица именно на этих условиях.

Доказательствами в пользу заключения договора могут быть:

• переписка по электронной почте, в которой оговариваются условия сделки;
• систематическая переписка, которая подтверждает реальное исполнение договора (вопросы оплаты, отгрузки, соблюдения сроков и т.д.);
• ведение переписки по адресам, указанным в скан-копии договора. 

При отсутствии переписки или неясности полномочий лица, подписавшего договор, доказать факт его заключения проблематично.

Суд признает договор незаключенным, если невозможно точно установить, что скан исходил от стороны, которая отрицает этот факт.

Если суду представлены разные копии договора, зачастую невозможно установить, какой вариант является истинным. В этом случае суд не примет этот документ.

В конечном счете решение суда зависит от конкретных обстоятельств дела, взаимоотношений сторон, содержания представленных документов.

В целом, совершение сделки путем обмена электронными копиями документов не противоречит закону. Однако скан-копии приобретают юридическую силу, равную оригиналам, только при соблюдении определенных условий на этапе оформления сделки. Неисполнение этих условий является рискованным, поскольку доказать факт заключения договора будет невозможно.

Видео об электронной форме сделки:

Как сделать скан-копию паспорта

Если файлы изготавливаются в ОС Windows, то необходимо выполнить описанные ниже действия.

1. Подключить сканер к ПК или ноутбуку.
2. Положить документ лицевой стороной к устройству.
3. Активировать меню «Пуск», выбрать раздел «Сканеры и факсы».
4. Нажать кнопку «Новое» и выбрать сканер.
5. В меню «Профиль» следует указать тип документа.
6. Определиться с цветностью (можно регулировать настройки).
7. Выбрать формат (желательно PDF).
8. Нажать кнопку «Предварительный просмотр»; можно увидеть, как будет выглядеть новый файл.
9. Щелкнуть «Копировать», далее нажать «Пуск» — «Проводник» (в виде значка дискеты) — «Документы» — «Отсканированные страницы».

Как сделать скан документа с помощью смартфона?

Если вам срочно нужен скан квитанций, чеков, договоров и прочих важных бумаг, его можно сделать самостоятельно и не выходя из дома. Для этого у вас должен быть современный смартфон с исправной камерой и специальное программное обеспечение, установленное на мобильном устройстве. Благодаря этому можно будет через пару минут получить электронные документы в формате PDF.

Стоит отметить, что качество сканов будет напрямую зависеть от того, на сколько мегапикселей ваша камера. Чем больше разрешение камеры – тем лучше. Для получения качественных сканов желательно, чтобы камера смартфона была не меньше 12 мегапикселей

Также важно выбрать хороший программный инструмент для сканирования

В первую очередь стоит обратить внимание на приложение Clear Scanner

Evernote

Пользуется большой популярностью среди пользователей. По сути, является местом удаленного хранения файлов разного рода. Наряду с тем отлично справляется с задачами по сканированию документов. Оно работает в фоновом и обычном режимах. В первом случае пользователь даже не заметит, как прошел процесс оцифровки, но сможет сразу воспользоваться готовым результатом. Все, что требует от «юзера» — сделать качественное фото документа на свой телефон с программы.

Google Drive

Мобильная утилита от мирового гиганта Гугл. Бесплатное хранилище файлов, быстрый поиск по ключевым фразам, надежность и безопасность — основные плюсы этого сервиса от американской компании. Чтобы «отсканировать» в окне программы нужно нажать кнопку «Плюс», а потом из предложенных вариантов выбрать «Скан».

CamScanner

Если требуется выполнить сканирование на высоком уровне, то для этого специалисты рекомендуют использовать CamScanner. Это приложение позволяет намного четче настроить процесс.

Office Lens

Не могла обойти стороной это направление еще одна известная компания из США. Речь идет о знаменитой Microsoft. Ее утилита для смартфонов Office Lens позволит обладателю не только работать с привычными документами, но и легко справляется с нестандартными задачами. Например, оцифровка данных с досок презентаций. А также параллельно предлагается бесплатное использование облачного хранилища — One Drive.

Adobe Fill and Sign DC

Не могли остаться в стороне и гуру области сканирования и распознавания текстов — инженеры компании Adobe. Их детище «Adobe Fill and Sign DC». Основной «фишкой» приложения является возможность моментальной правки отсканированного файла.

Clear Scanner

Просто сфотографировать лист с текстом не всегда бывает достаточно для получения удовлетворительного результата. Дело в том, что не каждая камера может сфокусироваться и «захватить» кадр правильно. Еще одной неприятностью может быть тень, как минимум от самого смартфона. Все это влияет на качество получаемого скана.

Основным плюсом программы является возможность настройки геометрии. Она сама может «определить» размеры сканируемой области, а в нашем случае — листа с текстом. Но лучше фото сделать под небольшим углом, в момент, когда тень не падает. А также учитывайте расположение основного источника света. Чем он выше, тем больше будет угол. Выставьте его в нужной точке, если это физически возможно.

• В разделе «Обрезка и коррекция» можно точно указать границы, если это неправильно произошло в автоматическом режиме.
• Далее следует указать тип скана. Это может быть один из вариантов: «Оригинал», «Фото», «Документ» (то что надо нам), «Четко», «Цветной».

Что еще может эта программа:

1. «Склеить» несколько документов в один файл. Если нужно соединить в одно целое сразу несколько листов, то программа может и это. Выделите нужные сканы и в меню снизу нажмите кнопку «Объединить».
2. Отправлять и «делиться». Пользователю доступна функция отправки сканированных документов не только по электронной почте. Поделится можно с абонентами мессенджеров, которые поддерживают передачу файлов.

Что нужно знать о принтере?

Принтером является устройством вывода, которое способно передавать цифровую информацию на твёрдые поверхности, преимущественно на картонную бумагу. Классический принтер ничего, кроме печати текста из компьютера на бумагу, не умеет. В современном мире принтером также называют МФУ, что в переводе значит многофункциональные устройства. В них как раз и встроено оборудование, называемое сканером. МФУ содержит и другие функции, например, телефакс.

Классический принтер

Именно сканер, встроенный в принтер позволяет преобразовывать информацию в обратном порядке: из печатной, нанесённой на бумаге — в цифровую.

Сканирование документа на принтере

Все это было сказано к тому, что и сегодня существуют старые рабочие модели устройств, в которых не предусмотрено функции сканирования документов. Поэтому прежде, чем искать способы сканирования через принтер на ПК, нужно посмотреть инструкции, которые шли в комплекте с устройством. Если их нет, можно найти сайт модели и посмотреть нужную информацию.

Создание скан-копии на компьютер

После установки сканера нажмите «Windows+R» и выполните команду «control printers».

В оснастке «Устройства и принтеры» отыщите значок сканера или МФУ, кликните по нему правой кнопкой мышки и выберите пункт «Начать сканирование».

Откроется встроенный в Windows мастер сканирования, где при необходимости можно выставить необходимые параметры готового сканированного образа.

Можно выбрать цветность, разрешение, формат документа.

Когда параметры настроены, нажмите «Сканировать» и дождитесь завершения сканирования. После, будет предложено дать имя скану и сохранить на компьютер.

Такой способ сканирования самый легкий, так как не требует установки дополнительного программного обеспечения.

Но нельзя сканировать в PDF-формате, что особенно полезно, когда следует получить один файл из нескольких страниц, а не снимки по отдельности. Актуально, когда нужно отсканировать книгу, а потом разом распечатать все страницы за один заход.

Сканируют документы и через другие программы. Как правило, функциональность практически ничем не отличается, кроме выбора дополнительных форматов (тот же «ПДФ») и продвинутых возможностей, например, функции распознавания текста со снимка.

Как сделать скан-копию паспорта

Если файлы изготавливаются в ОС Windows, то необходимо выполнить описанные ниже действия.

1. Подключить сканер к ПК или ноутбуку.
2. Положить документ лицевой стороной к устройству.
3. Активировать меню «Пуск», выбрать раздел «Сканеры и факсы».
4. Нажать кнопку «Новое» и выбрать сканер.
5. В меню «Профиль» следует указать тип документа.
6. Определиться с цветностью (можно регулировать настройки).
7. Выбрать формат (желательно PDF).
8. Нажать кнопку «Предварительный просмотр»; можно увидеть, как будет выглядеть новый файл.
9. Щелкнуть «Копировать», далее нажать «Пуск» — «Проводник» (в виде значка дискеты) — «Документы» — «Отсканированные страницы».

Мошенничество с копиями паспортов

Документами могут воспользоваться злоумышленники с целью фальсификации сведений о владельцах. Сканы паспортов с пропиской используются для оформления мнимых и притворных сделок. Существует риск хищения личных данных при направлении резюме, подаче документов для оформления займов. Опасно ли отправлять скан паспорта, зависит от цели предоставления личных сведений контрагентом-мошенником, его статуса.

Обычно получатели документов заранее требуют согласие на обработку персональных данных граждан. Если паспорт украли, то необходимо обращаться в полицию с заявлением о хищении. Одновременно заинтересованное лицо может заняться восстановлением документа или получить временное удостоверение личности.

Что могут сделать с копией паспорта

Большинство мошеннических действий осуществляется из-за невнимательности персонала банков или путем сговора сотрудников этих организаций со злоумышленниками. Данные российского паспорта могут использоваться для оформления займа через интернет или в банке. Подобное случается, если документ в МФО подписывается обычной цифровой подписью. Риск хищения личных данных и использования их в недобросовестных коммерческих целях, в том числе при оформлении доверенностей, договоров купли-продажи, это то, что можно сделать со сканом паспорта.

Что такое электронная копия бумажного документа

Электронная копия бумажного документа полностью воспроизводит информацию подлинника, при этом в случае необходимости вы найдете ее за несколько секунд. Другие преимущества электронных копий – простота тиражирования, рассылки и внесения изменений.

Как создаются электронные копии?

Создание электронных копий – процедура трудоемкая. Первый ее этап заключается в подготовке документов к последующей оцифровке. В извлеченных из архива делах проверяют поисковые данные и нумерацию листов, заголовки сверяют с описью, а также производят необходимые уточнения в листах-заверителях.

После подготовки выполняется сканирование документа

При этом отдельные документы оцифровываются полностью, вместе с обложками, оборотными сторонами и листами со служебной информацией. Очередной этап – распознавание полученного электронного изображения с помощью специальной программы. Это действие выполняется в отношении структуры страниц и непосредственно в отношении текста.

Для трех условных разновидностей документов (формализованные, не формализованные и специальные) применяются отдельные технологии распознавания. Когда электронное изображение распознано, наступает очередь визуальной проверки правильности распознавания. Такая проверка помогает выявить неправильно распознанные символы.

Варианты размещения

Для размещения электронная копия бумажного документа сохраняется в виде многостраничного файла (формат PDF) и помещается в отдельный каталог. Каждому файлу присваивается уникальное имя – шифр-маркировка. В структуру имени файла включаются все элементы архивного шифра бумажного документа – так обеспечивается возможность однозначного соотнесения электронной копии с подлинником.

Копии хранятся на сервере организации

Дополнительно цифровая информация может сохраняться на RAID-массив, что повышает надежность хранения данных. Кроме того, электронные копии записываются на внешние носители информации, причем без возможности последующей записи новых данных. В качестве внешних носителей могут использоваться магнитные и магнитооптические диски, оптические накопители, флеш-карты.

Сканирование с телефона

Если нет компьютера и сканирующего аппарата, то отсканировать возможно через обычный смартфон. Но для этого потребуется установить одно из приложений.

CamScanner

Бесплатное приложение – портативный сканер. Позволяет получить скан в разных форматах, распознавать текстовую информацию, а затем делиться файлами с другими людьми.

Developer: Price: Free

Evernote

Приложение широко известно как инструмент для записей, создания заметок, планирования задач. Ранее было очень популярно как решение для взаимодействия с командой через онлайн. Внутри также есть функция сканера, чтобы частично или полностью отказаться от бумажных чеков, визиток, фотографий записей.

Developer: Price: Free

Microsoft Lens

Приложение от известной всем компании Microsoft. Позволяет сканировать всевозможные физические носители, чтобы держать и редактировать необходимую информацию на мобильном гаджете. Полезной возможностью является сохранение отсканированной информации не только в стандартный файл изображения или PDF, но и в Word, Power Point. Поэтому скан можно будет открыть потом на любом ПК, где установлен офисный пакет MS Office.

Developer: Price: Free

Google Диск

Приложение для доступа к облаку на телефоне. Кроме загрузки файлов в облако, предусмотрена опция сканирования камерой смартфона и автоматическая загрузка скана в хранилище. Для работы с приложения обязательно необходимо иметь учетную запись в Google. После, в разделе «Мой диск» (My drive) жмете на кнопку «+» и выбираете вариант «Скан».

Developer: Price: Free

Adobe Fill & Sign

Основное предназначение заключается в работе с документами, подписями и заполнениями форм. Значит, можно отсканировать форму на реальной бумаге, а заполнить в электронном виде.

Developer: Price: Free

Clear Scanner (выбор пользователей)

Приложение отличается отменной производительностью. Кроме того, очень полезно автоматическое определение краев сканированного документа. А если снимать под углом, то приложение самостоятельно подстроится, чтобы скан вышел в наивысшем качестве.

Developer: Price: Free

После создания образа предлагается на выбор пользователя несколько вариантов сохранения – в картинку, документ или оставить оригинал.

Если сделано несколько копий, то потом в файловом меню можно выбрать все сканы и объединить в многостраничный файл.

Проведение подготовительных работ

Прежде чем приступить к непосредственному сканированию документов, необходимо провести подготовительные действия – это поможет избежать трудностей и возникновения ошибок со стороны техники.

Итак, перед тем, как пробовать отсканировать документ, важно:

• Убедиться в том, что имеющийся у вас аппарат «наделен» необходимой функцией. Современный рынок офисной техники перенасыщен многофункциональными устройствами, однако встречаются и модели, с помощью которых невозможно сделать скан. Отыщите паспорт устройства и ознакомьтесь с инструкцией к применению.
• Позаботьтесь о правильном подключении прибора. Современная техника позволяет производить манипуляции, «соединившись» с персональным компьютером с помощью беспроводной связи. Однако не все ПК и МФУ поддерживают данный формат взаимодействия. Как правило, при покупке сканера/принтера в коробке с товаром уже есть USB-шнур – воспользуйтесь кабелем для подключения устройства к вашему компьютеру.
• Убедитесь, что ваш аппарат подсоединен корректно, нажав кнопку включения девайса. Если индикаторы не реагируют на клавишу питания, перепроверьте правильность подключения техники. Некоторые устройства требуют установки драйверов.
• После того, как бумага оказалась в сканере, нужно плотно закрыть его крышку и нажать на кнопку, запускающую процесс.

Что это

Слово «сканер» в переводе с английского означает «тщательно рассматривать». Именно таким же образом работает «сканер», который, изучая какой-либо объект с текстом или рисунком, передает изображение в цифровом виде. Переданное изображение принято называть сканированием.

Полученная таким образом цифровая копия паспорта и является сканом документа, которая не имеет юридической силы без заверения обычной или электронной подписью. Такие сканы документов стали необходимы у юристов и консультантов банков при оформлении кредитов, а также при оформлении прописки или в других случаях.

Похожие записи:

Статья 184 ук рф. оказание противоправного влияния на результат официального спортивного соревнования или зрелищного коммерческого конкурса Федеральный закон от 24.02.2021 n 20-фз Федеральный закон «о государственной гражданской службе российской федерации» от 27.07.2004 n 79-фз (ред. от 02.07.2021) Оспаривание отцовства Пени и штрафы: расчет по закону № 44-фз Статья 112. умышленное причинение средней тяжести вреда здоровью