Какие документы нужны при приеме на работу по тк рф

Оглавление

Законодательная база

В соответствии со ст. 67 ТК РФ руководитель организации оформляет трудовые отношения с сотрудником в письменном виде. Порядок оформления сотрудника регулируется положениями ст. 68, зачисление происходит после заключения трудового договора между сторонами договора, издается приказ работодателем.

Для заключения договора, определяющего трудовые отношения и в соответствии со ст. 65 Трудового Кодекса сотрудник обязан предъявить ряд документов, в каждом конкретном случае они могут отличаться от общепринятого списка.

Стандартный набор необходимых документов для оформления на работу:

Общегражданский паспорт гражданина или другой документ, удостоверяющий его личность.
Трудовую книжку, если сотрудник до этого уже где-то работал и ему завели этот документ.
СНИЛС – страховой пенсионный документ.
Если оформляется на работу мужчина, то необходимо представить документы воинского учета, если его возраст подпадает под призыв в армию.
Документы о полученном образовании или получения квалификации, если для совершения трудовой деятельности необходимо специальное образование.

Кадровый сотрудник снимает со всех документов ксерокопии, а оригиналы возвращаются владельцу. Если работа связана с определенной спецификой, то могут потребоваться и дополнительные документы, их список должен регулировать Трудовой Кодекс, ФЗ или приказы Президента страны, но никак не самим работодателем.

Шаг 6. Зарегистрироваться в фондах

125-ФЗ: обязательное страхование от несчастных случаев на производстве на сайте Консультанта

Когда ИП нанимает сотрудников, он платит за них взносы в Пенсионный фонд, фонды медицинского и социального страхования.

Для этого нужно зарегистрироваться в фонде социального страхования за тридцать дней после заключения трудового договора. Пенсионный и медицинский фонды узнают всё от налоговой при регистрации ИП.

Зарегистрироваться в фонде социального страхования нужно при найме первого сотрудника, а потом можно нанимать других сотрудников и никуда не ходить. В микропредприятия можно нанять не больше 15 человек. Это лимит, чтобы оформлять сотрудников по упрощенной системе.

Что и куда платить — зависит от фонда.

Снизить взносы на сотрудников в «Деле»

Пенсионный фонд. Специально регистрироваться не нужно: информация об ИП Сергея уже есть в фонде.

Фонд медицинского страхования. В этом фонде нужно регистрироваться только ИП на общей системе налогообложения. ИП на упрощенке регистрирует сама налоговая и присылает номер заказным письмом.

Фонд социального страхования. Он оплачивает сотруднику больничные листы по беременности и родам и пособия на детей до 1,5 года. Чтобы зарегистрироваться в фонде, нужно:

Заполненный образец заявления о регистрации

заполнить заявление о регистрации;
сделать копии паспорта предпринимателя, трудовой книжки и трудового договора первого сотрудника. С собой взять оригинал трудовой книжки;
получить выписку из единого реестра предпринимателей на сайте налоговой;
узнать реквизиты ОГРНИП на сайте ФСС.

Эти документы нужно отправить или принести лично в фонд. Адрес своего отделения можно узнать на сайте ФСС по номеру ИНН или КПП.

После этого фонд соцстрахования за три рабочих дня:

закрепляет за предпринимателем номер и код;
вносит данные в реестр страхователей;
выписывает уведомление о регистрации страхователя;
определяет класс профессионального риска;
рассчитывает размер взносов и присылает уведомление о том, что предприниматель зарегистрирован как страхователь.

Документы, которые почти всегда требуют при устройстве на работу, хоть это и не законно

Опыт показывает, что многие работодатели хотят, чтобы их работники были прописаны в том же населенном пункте, где трудятся. Если в паспорте указан другой адрес, то они просят сотрудников зарегистрироваться по месту пребывания и принести соответствующий документ. Это требование не законно, но понятно, особенно если вам планируют выдать для работы какую-либо оргтехнику, инструменты или даже финансы. Вы можете отказаться предъявлять сведения о вашей регистрации по месту жительства или пребывания. Однако нужно понимать, что подобный отказ может быть воспринят вашим будущим шефом негативно.

Еще один документ, который сотрудники отдела кадров почти всегда требуют при приеме на работу нового члена коллектива – это его ИНН. Однако законы нашей страны не обязывают граждан получать индивидуальный номер налогоплательщика, если они только не занимаются предпринимательской деятельностью. Если у вас нет ИНН, то вы можете сообщить работодателю об отсутствии этого документа. Если он будет все же настаивать на том, чтобы вы его предъявили, разумно потратить время на визит в налоговую, чем отказаться от желанной работы.

Для расчета налоговых вычетов, предоставления каких-либо льгот и преференций вас могут попросить принести копию свидетельства о рождении ребенка (детей). В ваших же интересах удовлетворить эту просьбу. Однако и отказ сообщать какие-либо сведения о семейном положении или составе семьи не может служить основанием отказа в трудоустройстве.

Стандартный перечень документов по статье 65 ТК РФ

Достаточно широкий перечень стандартных документов, которые должны быть предоставлены потенциальным сотрудником при оформлении трудового договора по новому месту работы, обусловлен необходимостью индивидуализировать данный правовой акт, чтобы обеспечить максимальное регулирование правоотношений с конкретным работником, так как у него могут быть специфические трудовые обязанности.

К числу стандартных документов относятся:

паспорт или иной документ, который позволит подтвердить личность лица, которое выступает в качестве потенциального работника;
трудовая книжка работника, но только в том случае, если потенциальный работник не трудоустраивается впервые либо речь идёт о трудоустройстве по совместительству;
свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
свидетельство о присвоении идентификационного номера налогоплательщика;
в том случае, если речь идёт о сотруднике, который имеет статус военнообязанного, ему потребуется предоставить документ, который подтвердит такой статус (военный билет или подтверждающий такой статус документ, аналогичный военному билету);
если при трудоустройстве требуется подтверждение квалификации, в том числе наличие соответствующего уровня образования, потребуется предоставить документы об образовании, в том числе если речь идёт о документах, подтверждающих переобучение или повышение квалификации;
справки об отсутствии судимости у потенциального сотрудника, а также о том, что в отношении него не проводилось использование мер административного принуждения, если лица с такими аспектами прошлого не могут быть допущены до работы на конкретных должностях в силу специфики самой работы;
при наличии специальных условий от работника может потребоваться справка о состоянии здоровья. Однако перечень случаев, когда она может быть затребована, регулируется действующим законодательством.

Ведение трудовой книжки изменилось существенно

Требования к чернилам и их цвету, которыми вносятся записи конкретизированы: чернила должны быть световодостойкими (пастой, краской, гелем черного, синего или фиолетового цветов). Эта конкретизация требований не прерывает устную традицию кадровиков вносить сведения о трудовой деятельности черным цветом только умершему работнику или работнику, которого взяли «на карандаш», тем самым сигнализируя другому кадровику о неблагонадежности владельца такой записи.

Внесение записей о владельце трудовой книжки, о его образовании, в том числе и при получении нескольких квалификаций, уточнено и исключает зачеркивание сведений об образовании.

Нумерация записей сведений о работе проставляется уже при указании полного наименования организации. Иными словами, порядковый номер записи и дата приема на работу ставятся в строке, содержащей название (по уставу) работодателя.

Присвоение разрядка, класса, категории, классного чина и получение второй или последующей профессии, специальности или квалификации обязательно указывается в разделе 3 «Сведения о работе».

Временный перевод на другую работу, ставший постоянным, также следует внести в трудовую книжку независимо от даты перевода и даты, когда было установлено постоянство такого перевода.

Сведения о работе по совместительству по-прежнему вносятся только по желанию работника. Причем эти сведения могут вноситься как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно прием и увольнение), в том числе и в случаях, когда работа по совместительству имела место до трудоустройства на основном месте.

Записи о профессиональной служебной деятельности изменили свой алгоритм и условия, закрепив реализацию требований соответствующих положений законов и иных правовых актов.

Записи об увольнении работника отражают особенности не только оснований к увольнению, но и наличие льгот, ими предусмотренных, с обязательным внесением в трудовую книжку законодательных оснований увольнения, предоставления льгот: ссылок как на Трудовой кодекс, так и на иной федеральный закон, приговор суда.

Почетные грамоты, нагрудные знаки, дипломы, производимые работодателем, как и другие виды поощрения работника согласно правилам внутреннего трудового распорядка, уставу, положению о дисциплине, коллективному договору обязательно отражаются в сведениях о награждении.

Поводы внесения сведений в трудовую книжку зачастую отражаются в локальных актах работодателя, в связи с чем следует произвести анализ действующих у работодателя документов и внести в них соответствующие изменения.

Статья 68 ТК РФ

Трудовой кодекс четко регулирует положения приема на работу новых сотрудников, порядок прямо отражен в статье 68, поэтому ею кадровая служба должна руководствоваться в первую очередь. Норма не двусмысленна и трактуется однозначно, но при появлении сомнений стоит ознакомиться с принятыми комментариями. Основные положения ст. 68 ТК РФ:

Оформление на работу персонала происходит благодаря составленному приказу, на основании уже подписанного трудового соглашения. Содержание распоряжения не должно ему противоречить, а напротив отражать основные условия.
С документом знакомят гражданина под подпись, сделать это необходимо в течение 3-х дней с момента принятия. По требованию работнику может быть выдана копия приказа, но такое действие не является обязанностью, кадровикам достаточно лицо с ним ознакомить.
Перед подписанием контракта работодатель знакомит будущего сотрудника с должностной инструкцией, внутренним распорядком, другими правилами, которые будут непосредственно влиять на его трудовую деятельность.

Оформление на работу граждан

Трудоустройство полностью регулируется положениями действующего законодательства. Оно определяет порядок и сроки приема, составления распоряжений. Соблюдение его необходимо для оптимизации документооборота и защиты прав работников. Прием на работу на любом предприятии, независимо от формы деятельности, осуществляется по следующему алгоритму:

Получение пакета документов от сотрудника, предусмотренных для поступления на должность.
Составление приказа, где указывается полные ФИО гражданина, должность, которую он будет занимать, другие важные сведения.
Ознакомление с ним и другими нормативными актами будущего сотрудника.
Заключение трудового договора или соглашения, если предполагается испытательный срок.
Оформление личного дела по карточке унифицированной формы.
Запись в трудовую книжку, принятие самого документа на хранение.

Прием на работу по статье ТК РФ подразумевает оформление приказа строго установленной формы №Т-1, которая была установлена Постановлением Госкомстата РФ № 26 от 6 апреля 2001 года. Именно он является основанием для зачисления гражданина в штат.

Условия при приеме на работу

Устройство на работу граждан осуществляется на основании заявления, где указывается конкретная должность, на которую претендует соискатель. Если замещение вакантного места производится по результатам конкурса, то к нему прикладывается соответствующее решение комиссии. На самом заявлении кадровая служба или руководитель организации ставит свою подпись и принятую резолюцию. Кроме подачи соблюдаются также следующие условия:

Если работа временная, то в договоре должна быть указана причина и срок окончания его действия. Без такого пункта соглашение считается бессрочным.
При приеме гражданина по совместительству, это должно прямо отражаться в трудовой книжке, при этом допускается труд не более чем на 1/2 штатной единицы в таком случае.
Трудовой договор оформляется в письменном виде в течение трех дней после выхода гражданина на работу.

Особые нюансы должна соблюсти кадровая служба при приеме пенсионеров и несовершеннолетних граждан. Если работа подразумевает сложность или ограничение по возрасту, это должен обязательно уточняться еще на стадии собеседования. Затребовать компания вправе только тот список документов, который определен ТК РФ (паспорт, СНИЛС, диплом или аттестат о среднем образовании, медосмотр), но в некоторых случаях потребуется дополнительные сведения о присвоении квалификации, без них прием на должность невозможен по объективным причинам.

Дополнительные документы при приеме на работу

В некоторых сферах деятельности требуются и другие документы.

Для отдельных должностей, на которые законом запрещено допускать к работе лиц, употреблявших ранее наркотические препараты или другие психотропные вещества без назначения врача и подвергавшихся за это административному наказанию, необходимо предоставить соответствующую справку. Документ выдается в информационных подразделениях МВД. Процедура получения описана в Приказе МВД России №665 от 24.10.2016 года.

При оформлении на работу, где запрещено работать лицам, имеющим или имевшим судимость, необходимо предоставить справку об ее отсутствии и факте уголовного преследования.

Граждане без данных документов не допускаются к трудовой деятельности в сфере образования, воспитания, социальной защиты, социального обслуживания, а также в судебных органах, на таможне, в прокуратуре и т.д.

Лица, поступающие на государственную и муниципальную службу, обязаны предоставить в письменном виде сведения о доходах за прошлый год, а также о собственном имуществе и обязательствах имущественного характера.

Подробно про компенсацию за медосмотр при приеме на работу здесь.

Дополнительные бумаги

Дополнительные бумаги при устройстве на работу нужны не всегда, их требуют только в установленных законом случаях. Разберем наиболее популярные из таких документов.

Справка об отсутствии или наличии судимости

Этот документ понадобится при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к которой не могут быть допущены лица судимые или подвергшиеся уголовному преследованию.

Например, должность полицейского или прокурора, судебного пристава или представителя авиационного персонала не совместима с наличием судимости. Аналогичные ограничения установлены также и для тех видов деятельности, которые связаны с образованием, воспитанием, здравоохранением и развитием несовершеннолетних.

Справка на фирменном бланке выдается в органе МВД. Документ имеет индивидуальный номер и скрепляется гербовой печатью.

Личная медкнижка

Понадобится в том случае, если будущая должность связана с воспитанием и обучением несовершеннолетних, с непосредственным обслуживанием людей, торговлей и медициной, производством или реализацией пищевых продуктов.

Медкнижку оформляют в центре санитарно-эпидемиологического надзора. Работник должен пройти медосмотр, сдать анализы, а в некоторых случаях – еще и пройти гигиеническую профессиональную подготовку и аттестацию.

Вам также будет интересно:

— Положение об оплате труда работников: образец
— Формулируем «зарплатные» пункты в трудовом договоре

Медзаключение об отсутствии противопоказаний к труду

Обязательно в отношении субъектов, которые едут трудиться на Крайний Север или в приравненные местности, а также при приеме на работу с вредными, опасными условиями труда.

Программа реабилитации инвалида

Индивидуальную программу для работника с инвалидностью разрабатывает МСЭК. В этом документе содержатся рекомендации относительно профориентации инвалида, подготовки его рабочего места и адаптации.

Если работник сам не желает следовать программе, он должен написать отказ.

Работодателя, который не адаптировал рабочее место к потребностям работника, могут оштрафовать или приостановить его деятельность на период до 90 суток.

Подтверждение прохождения медицинского осмотра

Соответствующая справка запрашивается при устройстве на должности, которые связаны с подземными работами, транспортным движением, вредными и опасными факторами. Если будущий сотрудник не достиг 18 лет, он обязан пройти медицинский осмотр в любом случае, независимо от специфики будущей трудовой функции.

Согласие от родителей или разрешение органа опеки и попечительства

По общему правилу принимать на работу можно лиц от 16 лет. В определенных случаях возрастной порог может быть снижен.

Если потенциальному работнику еще нет 15 лет, для трудоустройства понадобится письменное согласие мамы или папы либо другого законного опекуна. Для принятия в штат лица младше 14 лет, дополнительно следует получить разрешение из опекунского совета.

Разрешительные бумаги для иностранцев

Временно проживающий в РФ иностранец может официально трудоустроится при наличии разрешения на временное проживание. Иностранные граждане, которые проживают в России на постоянной основе, обязаны предъявить потенциальному работодателю вид на жительство. Временно пребывающим по безвизовому режиму для устройства понадобится патент, а въехавшим по визе – разрешение на работу.

Запрещено при заключении трудового договора требовать от работника бумаги, не предусмотренные нормативно

При этом не важно, куда именно идет устраиваться человек – в организацию, к ИП или к физическому лицу, не являющемуся предпринимателем

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
напишите вопрос в форме ниже;
позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 — Москва и Московская область
позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 — Санкт-Петербург и область
позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 — По России, звонок бесплатный

Распечатать

Документы для работы в муниципальной службе

О расходах работника, его имуществе и имущественных обязательствах. Конечно же, имеются в виду крупные расходы, а не поход за продуктами. Если у работника есть, к примеру, собственный бизнес, то запросто могут потребовать документы на его ведение.
Сведения о супруге работника и его несовершеннолетних детях: свидетельство о браке, о рождении детей, паспорт супруги/супруга, информация о месте работы мужа/жены.
О доходах за год, предшествующий поступлению на работу: справка о доходах за прошедший год выдаётся работодателем или уполномоченным отделом кадров до 1 апреля нового года.

Шаг 2. Оформление документов, необходимых для приема на работу

Для того, чтобы принять работника на работу, необходимо сформировать личное дело работника из следующих документов:

Заявление о приеме на работу.

В верхнем левом углу заявления должна быть проставлена виза руководителя о приеме на работу: надпись «Принять» и подпись.

Приказ о приеме на работу.

Заполнить карточку Т-2.

Нужна для всех работников. Заполняется работником собственноручно, без сокращений и прочерков (вместо прочерка пишется «не имею», «не состою» и т.п.).

Автобиографию (для служащих).

Для рабочих специальностей / уборщиков автобиография не нужна.

Личный листок по учету кадров (для служащих).

Заполняется работником собственноручно, без сокращений (в том числе название ВУЗов, факультетов и т.п.) и прочерков (вместо прочерка пишется «не имею», «не состою» и т.п.). Для рабочих специальностей / уборщиков личный листок по учету кадров заполнять не нужно.

Трудовой контракт (договор).

, договор о полной материальной ответственности, соглашение о неконкуренции (при необходимости).

Оформить недостающие документы

Если для вашего сотрудника это первая работа, у него ещё нет трудовой книжки и уведомления о регистрации в системе персучета (раньше это называли страховым пенсионным свидетельством). Ваша задача их оформить.

Оформите уведомление АДИ-РЕГ

Если сотрудник устраивается впервые, оформите ему уведомление АДИ-РЕГ, чтобы подтвердить регистрацию в системе персучета. Это уведомление заменяет зелёную карточку СНИЛС, которую в ПФР не выдают с 1 апреля 2019 года.

Чтобы оформить АДИ-РЕГ:

Возьмите у работника заявление в произвольной форме. Например, такое.
Заполните анкету по форме АДВ-1, попросите работника в ней расписаться.Скачать АДВ-1Образец заполнения АДВ-1
Заполните опись документов по форме АДВ-6-1.Скачать АДВ-6-1
Сдайте анкету и опись в отделение ПФР по месту регистрации ИП или ООО на бумаге или в электронном виде.
ПФР сформирует уведомление о регистрации в системе персучета.

Сотрудник сможет получить уведомление несколькими способами:

лично в ПФР;
в МФЦ;
через портал госуслуг;
в Личном кабинете на сайте ПФР.

Трудовая книжка

С 1 января 2021 года для сотрудников, которые устраиваются на работу впервые, оформляют только электронные трудовые книжки. Для этого достаточно отправить в ПФР отчёт СЗВ-ТД — не позже чем на следующий день после издания приказа о приёме.

Оформление принятого работника

Рассмотрим основной алгоритм действий после того, как работник принес все документы и написал заявление о приеме.

Для начала работника (под роспись) стоит ознакомить с различными актами и положениями компании, например:

о материальной ответственности;
о неразглашении коммерческой тайны;
о режиме труда и отдыха;
должностная инструкция;
другие.

Оформляется трудовой договор, в котором обязательно должны быть указаны:

реквизиты работодателя;

данные представителя работодателя (кто будет подписывать договор), на основании чего он действует;

данные работника (паспорт, регистрация, номер СНИЛС);

дата и место, где заключается договор;

место работы сотрудника, а также его должность;

режим работы и размер зарплаты;

сведения о социальном страховании сотрудника, а также об условиях его работы;

с какого момента сотрудник приступает к работе;

для иностранцев обязательно указываются сведения из предоставленных ими дополнительных документов.

Далее оформляется приказ, сотрудник подписывает его в течение трех дней. На основании приказа в трудовую книжку работника вносится запись. Напомним, для совместителя это действие не требуется.

Сотрудник должен подписать заявление о согласии на обработку персональных данных. Заполняется также личная карточка работника. Обычно форму Т-2 печатают на картоне.

Для сотрудников, имеющих детей, оформляется вычет по НДФЛ.

Также наши специалисты подготовили для вас информацию о законных и незаконных основаниях для отказа работодателя в трудоустройстве, способах защиты конфиденциальной информации на предприятии и работе по договору без трудовой книжки.
Таким образом, верно оформленные документы помогут избежать неприятностей во время различных проверок или разногласий с сотрудниками.

Следуя этим нехитрым правилам, бухгалтер сможет принять нового работника в полном соответствии с законом.

Комментарий к Статье 65 ТК РФ

Еще одна группа ограничений охватывает ситуации, связанные с предъявлением со стороны работодателя требований о предоставлении работником документов, необходимых для заключения трудового договора и документального оформления приема на работу. В этой связи прокомментируем статью 65 Трудового кодекса РФ, определяющую базовый перечень документов, которые лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю. К числу таких документов отнесены:

паспорт (иной аналогичный документ), удостоверяющий личность поступающего на работу;

трудовая книжка;

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

документы воинского учета — для военнообязанных, а также лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Вместе с тем в отдельных случаях для заключения трудового договора может предусматриваться необходимость предъявления лицом, поступающим на работу, дополнительных документов. Соответствующие требования на этот счет устанавливаются федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ исходя из специфики работы (трудовой функции), которую предполагается поручить лицу, поступающему на работу.

Требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ запрещается. В связи с последним замечанием подчеркнем, что работодатель с целью получения от лица, поступающего на работу, каких-либо дополнительных документов в связи с заключением трудового договора не вправе ссылаться на какие-либо иные нормативно-правовые акты, за исключением перечисленных выше, поскольку подобные требования не могут быть установлены ни законами субъекта РФ, ни постановлениями министерств (ведомств), ни решениями органов территориальной (местной) власти.

Следует отметить, что Федеральным законом N 90-ФЗ в комментируемую статью была добавлена часть 5, согласно которой в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Что такое оформление по ТК РФ

Сегодня ТК РФ устанавливает четкую последовательность действий, которые должны выполнить стороны чтобы трудовые отношения были официально зафиксированы. Тут же зафиксированы базовые принципы трудового права. Стоит выделить такие базовые моменты:

оформление трудовых отношений осуществляется добровольно. Никто не имеет права заставлять гражданина выполнять работу, которая ему не нравится;
принудительный труд запрещен. Также запрещена какая-либо дискриминация в области трудовых отношений;
государство способствует гражданам в трудоустройстве и принимает меры по ликвидации безработицы;
каждый труд должен оплачиваться в размере не меньшем, чем установлено на государственном уровне;
взаимоотношения между работодателем и нанимающимся на работу гражданином должны быть договорными. Стоны изначально четко знают границы своих прав и полномочий, за нарушение которых может наступить юридическая ответственность.

Исходя из перечисленных принципов, начало процедуры трудоустройства предусматривает определенную, и внесенную в ТК РФ последовательность действий. Сюда вошли:

Написание заявления с просьбой о трудоустройстве.
Выдача приказа о зачислении в штат сотрудников компании.
Подписание сторонами трудового договора.
Ознакомление нового сотрудника с должностными и рабочими инструкциями, законодательством, нормативными документами, регулирующие вопросы в сфере деятельности конкретного сотрудника.

Список обязательных документов, необходимых при приеме на работу по тк рф