Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству: полезные советы для любой организации

Оглавление

Организация делопроизводства по обращению граждан

Часто граждане обращаются в государственные органы власти за помощью. Такие обращения также нужно систематизировать и наладить организацию делопроизводства в этой сфере.

Граждане чаще обращаются в письменной форме.

Тогда порядок действий будет таким:

получение письменного обращения;
его рассмотрение;
организация личного приема граждан;
контроль за соблюдением выполнения обязательств перед гражданами.

Письменное обращение должно быть зарегистрировано в течение 3 дней. На документе ставится дата и регистрационный номер.

Организацию лучше вести и с помощью карточек, и применив компьютерные технологии.

Письменный ответ должен быть подписан органом исполнительной власти.

Существуют такие причины, пот которым можно не давать ответ гражданину:

если в обращении использовалась нецензурная лексика;
нет обратной связи с отправителем;
текст написан неразборчиво;
разъяснение содержит секретную информацию.

Но все равно автор обращения обязательно оповещается о факте и причинах отказа. Когда все требования удовлетворены, то на письме — обращении ставится отметка о выполненной работе.

На основании таких писем формируются дела.

ГОСТы по делопроизводству 2021

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

В нем определены понятия, используемые в статье:

Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
Реквизит документа — элемент оформления документа.

СТАНДАРТЫ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Результаты работы организации зависят от системы управления, а создание документов и управление ими – неотъемлемая часть любого делового процесса организации. Персонал, работающий с документами, должен быть квалифицированным, знать свои обязанности и понимать ответственность за их недобросовестное выполнение. Об этом написано в международных стандартах, содержащих требования к системам менеджмента (например, в часто внедряемом на российских предприятиях ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования»). Не секрет, что в нашей стране принятие принципов, зафиксированных в этих стандартах, дается непросто – многие воспринимают их как изложенную непростым языком теорию, не имеющую ничего общего с действительностью. Но положения этих документов на самом деле очень полезны.

Вопросу управления документами посвящены следующие стандарты:

1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (далее – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019);

2. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» (далее – ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011).

В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 распределению ответственности между работниками уделено особое внимание. Так, установлено, что ответственность должна быть определена для:

всех участников процесса создания документов;
лиц, участвующих в управлении документами;
всех пользователей документных систем.

Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 ответственность распространяется на всех сотрудников, которые создают и используют документы, и должна быть определена, установлена и доведена до их сведения (Таблица 1).

В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 в организации необходимо закрепить ответственность в ряде документов (Схема 2).

Для эффективного управления документами следует распределить ответственность между работниками. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 регламентирует реализацию системы управления документами (далее – СУД), которая связывает управление документами с успешной деятельностью организации и подотчетностью путем создания структуры, включающей политику, цели и руководства для документов. Положения этого стандарта используют те организации, которые приняли решение о разработке и внедрении СУД.

Документальный фонд

Он формируется из актов, используемых в процессе работы госструктуры. Исполнительный федеральный орган по согласованию с архивным отделом разрабатывает и утверждает список бумаг, создающихся в ходе его работы, а также функционирования подведомственных ему институтов. При этом для каждого акта указывается срок хранения. Исполнительный орган также осуществляет разработку альбома шаблонов для унифицированных форм, создаваемых документов. Ответственные за данную деятельность сотрудники согласовывают его с руководителем структуры. Правила делопроизводства предписывают формировать номенклатуру актов. Ответственные сотрудники должны обеспечивать их сохранность, учет и передачу в архив.

Передача структурным подразделениям

Правила по делопроизводству в федеральных органах власти предусматривают, что акты после регистрации должны быть переданы на рассмотрение руководству. Однако допускается направление бумаг иному должностному лицу. Для этого необходимо издание соответствующего решения руководителем. Документы либо их копии с резолюциями (указаниями по исполнению) должны быть переданы ответственным лицам службой делопроизводства. Оригинал акта направляется в структурное подразделение, на которое возложена его реализация. Если в качестве исполнителей выступает несколько отделов, подлинник передается ответственному из них, а прочие получают копии. При обеспечении доступа уполномоченного подразделения к электронному экземпляру, оригинал акта может оставаться в регистрирующей службе, если это определено в соответствующих Положениях.

Основные требования к организации делопроизводства

Помимо правил, существуют еще и основные требования к организации делопроизводства.

Они заключаются в таких главных аспектах:

должен вестись учет входящей, исходящей и внутренней документации;
для оперативной организации должны использоваться компьютерные технологии, почтовая связь и прочие технические возможности, которые позволят быстрее доставлять информацию адресату;
каждый документ должен проходить первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, одобрение руководителем, затем следует передача исполнителям и подшивка к делу;
регистрация должна проходить вовремя (в день поступления, крайний срок — следующий день);
обязательно должна быть создана номенклатура дел;
идеальный вариант — дублирование документа в электронном виде. Электронный документооборот значительно упростит регистрацию, обработку, передачу и архивирование информации.

Какие форматы бумаги используют в делопроизводстве: практика

Выбор бумаги – важная задача, ведь это фактор точности и эффективности распределения размера будущего акта, экономии материально-технических средств.

Потребительская бумага существует в трех основных форматах: А, В, С. Конечно, все с детства знают о популярном разделе А. На нем основано 99,9% всего делопроизводства. Сам раздел включает еще несколько видов бумаги по размеру.

Согласно установленным правилам:

А3 – это исключительный размер бумаги (297*420). На таком макете разрешается выполнять большие диаграммы, макеты и таблица ГОСТ;
А4 – наиболее распространенный размер, подходящий для документов любой правовой формы;
А5 – сходный с А4 формат, предназначен для распорядительных актов;
А7 – может использоваться исключительно для справок, карточек или этикеток.

Требования предъявляются и к полям: правому и левому, верхнему и нижнему. Отступ в 20 мм, кроме нижнего (10 мм), считается правильным. Текст при этом смотрится равномерно, удобно. Оформление касается и титульного листа.

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

положения о документообороте;
инструкции;
правила;
регламенты.

Национальный стандарт России о требованиях к оформлению документов.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

в целях обеспечения юридической силы документа;
для оперативной обработки документа;
для оперативного поиска документа;
для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

Организация секретного делопроизводства

Сложнее организовать секретное делопроизводство. Информация при этом является частично или полностью закрытой от посторонних, потому необходимо сразу четко разграничить, кто может знакомиться с документами.

Также нужно обратить внимание на такие нюансы:

должна быть создана комиссия, которая будет контролировать процесс;
все пункты правильной организации простой документации должны присутствовать и в этом случае, но более усовершенствованные;
особый контроль во время передачи данных (с помощью почтовой связи, Интернета, телефона и т.д.);
для хранения такой информации должно быть подготовлено специальное помещение с сейфами и несгораемыми шкафами;
выдача документации осуществляется в комнате со специальным окном для выдачи или барьером, который будет разграничивать пространство;
входные двери должны иметь рабочие замки и хорошо запираться;
в самом помещении должны быть все средства, чтобы в случае необходимости эвакуировать документы;
должен быть второй набор ключей от помещения, где планируется храниться секретная информация;
система безопасности поможет избежать похищения важных материалов.

Основы

Существуют основы делопроизводства и документооборота для новичков. Благодаря им получится узнать, как организовать юридическое лицо всех типов. Это сложный процесс, в котором участвуют все работники управления. В одном отделе заполняют и оформляют бумаги, а в другом – следят за их движением.

Сейчас действует единая государственная система делопроизводства, в которой указаны все нормы ведения этой сферы. Важен контроль всех этапов, по которым нужно проходить документам. Также используется государственный стандарт, в котором обозначены правила ведения подобной работы.

Основы делопроизводства и документооборота для новичков нужны для унификации заполнения бумаг. Это требуется с целью обеспечения сопоставимости сведений в одной стране и в международной сфере. Благодаря стандартизации и унификации получится не тратить много времени на отчеты, поскольку упрощается процедура знакомства с бумагами. Примером является бланк с реквизитами. Их разрабатывают для отдельного учреждения, страны или для нескольких государств. Бланки свидетельствуют об ответственности фирмы. Перед массовой печатью надо проверить правильность написания данных.

Документооборот предполагает обязательную регистрацию бумаг, которые нужны в производственной деятельности. Грамотность сотрудника связана с правильным распределением документов, их регистрацией и группировкой. Сейчас проводятся разные семинары, на которых рассказывают о приемах и секретах этой профессии. Востребованной сферой является кадровое делопроизводство, поскольку данная область предполагает работу с множеством документов.

В этой области требуются грамотные специалисты. Кроме основного образования, они должны регулярно повышать квалификацию, проходить аттестацию. Сотрудникам нужно работать и с аналитической сферой. Работниками создаются личные дела персонала, дополняется и уточняется информация.

Важной их функцией является контроль за соответствием бумаг нормам законодательства. Специалисты должны своевременно отправлять устаревшие документы в архив, где они хранятся на протяжении нужного срока, обычно не меньше 5 лет

В обязанности входит оформление анкет, применяемых для трудоустройства, подготовка вопросов, необходимых для организации собеседования.

Секретарское дело

У большинства сотрудников компании довольно смутное представление о том, что это — документационная работа и делопроизводственный процесс. Для секретаря это является профессией. Секретарь компании отвечает за документооборот.

По форме и особенностям организации офисных услуг предприятие делится на соответствующие формы:

Централизованный — все секретари присутствуют в одном отделе и подчиняются главному управляющему.
Децентрализованные секретари и сотрудники, выполняющие свои прямые обязанности, разбросаны по всей организации и подотчётны различным руководителям.

Классификация документов в делопроизводстве

Разделить все бумаги на группы можно по различным критериям. Например, в зависимости от создателя файла выделяют:

Личные. Наброски, переписка, текстовые эссе. Все то, что используется исключительно в индивидуальном формате.
Официальная документация. Внутренние распоряжения на предприятии, акты локального характера, запросы и контактные файлы для других субъектов.

Бумаги официального характера подразделяются на:

Личностные, те, которые закрепляют официальную информацию о частном лице, подтверждают тот или иной юридический факт. Например, к таким относятся паспорт, свидетельство о рождении, браке и так далее.
Управленческие. Здесь речь идет об оформленных решениях руководства относительно действий персонала, новых прав и обязанностей, распорядка дня и прочее. Также сюда относятся запросы и акты взаимодействия с органами, инстанциями, частными лицами.

В зависимости от способа создаn ния выделяют:

Рукописные. Иногда оформить информацию достаточно в простой письменной форме. Правила относительно содержания и оформления остаются.
Созданные через текстовый редактор. Исходный файл здесь остается электронным, но с помощью специальной техники превращается в печатный. В редакторе уже созданы все основные условия для написания документа. Есть размер шрифта для документов по ГОСТу, нужный размер отступа, поля и прочее.
Фотодокумент. Исходный файл – фотография или ее фрагмент.
Видеодокумент. Создается с использованием видеосъёмки.
Электронный. Создан или переформатирован в нужное разрешение. Может передаваться или изучаться посредством компьютерной техники.

Существуют и другие виды документов, которые либо устарели (машинописный документ), либо используются крайне редко (кинодокумент).

В зависимости от направленности послания:

внутренние акты или распоряжения, которые затрагивают отношения между участниками организации;
внешние акты, направленные из компании или в компанию.

Правила организации делопроизводства в федеральных органах

Правила организации делопроизводства в федеральных органах базируются на законах, указах и распоряжениях Правительства Российской Федерации. Потому они четко оговорены и отображены в типовой Инструкции по делопроизводству.

Эти правила очень схожи с другими подобными правилами организации документооборота на предприятии.

Но есть и несколько специфических нюансов, на которые нужно обратить внимание:

Документооборот невозможен без взаимодействия федерального органа, органов управления и администрацией предприятия.
Документы обязательно подписывает глава федерального органа или его заместитель.
Согласование — обязательный этап организации документооборота.
Документы должны быть зарегистрированы в день поступления либо в день подписания.
Создаются специальные поисковые системы для поиска нужного документа.
Если нужно изменить сроки исполнения документа, то можно написать поручение на имя руководителя федерального органа.
После исполнения документа его снимают с контроля. Это также можно сделать и до его исполнения, но только после разрешения федерального органа.
Номенклатура дел федерального органа состоит из номенклатуры дел подразделения и сводной номенклатуры.
Формирование дел происходит децентрализовано в каждом индивидуальном подразделении.

Во всем остальном принципы ведения документооборота очень схожи.

Особенности работы с электронными актами

Правила делопроизводства устанавливают, что создание, обработка и хранение сведений может осуществляться в информационной системе госструктуры. Электронные акты при этом должны составляться в соответствии с предписаниями, действующими для бумажных актов. Они также должны иметь обязательные реквизиты, кроме Государственного герба России. Состав электронных актов определяется списком документов, оформление, хранение и последующее использование которых производится исключительно в цифровом виде при организации внутренней работы структуры. Этот перечень разрабатывается в соответствии с рекомендациями Госархива. Список актов, составление, хранение и последующее использование которых будет осуществляться в цифровом виде, утверждается руководителем учреждения по согласованию с архивным отделом.

Принципы должностной инструкции

Единая форма этого документа как в целом, так и для делопроизводителя отсутствует. Есть рекомендованные профессиональным стандартом № 276н, утвержденным в 2015 году, требования к навыкам делопроизводителя, но большая часть содержания инструкции дается на усмотрение работодателя. Поэтому организации обладают большими возможностями подстраивать положения данного документа под себя, в соответствии с отраслевой спецификой, размерами и другими моментами. Тем не менее существуют определенные стандарты составления данного документа. Считается, что в него должны в обязательном порядке входить 4 раздела:

Общие положения — тут дается целостная характеристика положения специалиста.
Обязанности — тут прописывают функции делопроизводителя.
Права — дается перечень прав специалиста.
Ответственность — в общем виде дается перечень основания для привлечения к ответственности.

К данным разделам руководители могут добавлять и некоторые другие. Обычно добавляют пункт об условиях труда. Можно добавить и пункт, где детально описаны должностные связи.

Сама инструкция составляется по принципу: один экземпляр для одного специалиста. Каждая инструкция должна для вступления в силу быть заверена собственноручной подписью делопроизводителя, а также руководителя и ответственного служащего.

С чем предстоит работать специалисту

Базовая тема — это документационное обеспечение деятельности организации. Основы делопроизводства (кратко) сводятся к изучению различных видов бумаг, которые укрупненно делятся на:

входящие (которые фирма получает);
исходящие (которые она отправляет);
внутренние (не выходящие за ее пределы).

Когда они изучены, целесообразно переходить к следующим тематическим блокам:

Требования к бланкам и общие правила их оформления.
Методика составления основных документов предприятия.
Организация их оборота: регистрации, обработки, рассмотрения, исполнения.
Требования к оформлению документации в соответствии с гостами.
Правила хранения.

Государственное регулирование мы вкратце уже рассмотрели выше. Это тоже обязательная часть. Требования и стандарты регулярно обновляются. Следовательно, делопроизводителю необходимо отслеживать нововведения и корректировать с их учетом свою работу.

Руководство по функционированию в офисе

Независимо от размера и формы собственности каждая организация должна иметь нормативный акт, регулирующий движение документов. На самом деле не все знают, что это за руководство по управлению документами. Этот вопрос касается не только секретарей, но и менеджеров.

Инструкция считается внутренним нормативным актом организации, утверждённым приказом или распоряжением руководства. Он содержит все строки документа, что являют подлинность официальных бумаг, примеры оформления, формы.

В небольших организациях с низким уровнем рабочего процесса (менее 200 документов в год) не возникает вопроса о том, что такое документационный учёт. Все решают сами работники или менеджер.

Если обязанности делопроизводителя не считаются прямыми для работника и не указаны в его трудовом договоре, должен быть издан приказ о назначении этих функций. Прямые дополнительные обязанности, обязательства и компенсации должны быть подробно описаны в оригинальном документе.

Основы делопроизводства

Основным внутренним нормативным актом, регулирующим перемещение документации, является инструкция по делопроизводству. Она утверждается приказом либо постановлением руководителя. Срок действия у такого нормативного акта отсутствует. В его текст рекомендую включить следующую информацию:

прописывается каждый этап перемещения документации;
перечень должностей, обладающих полномочиями на подпись официальной документации;
образцы оформления документов, бланки, формуляры и прочее.

Сотруднику потребуется понять, для какой документации необходима печать, а для какой – штамп. Исходящая корреспонденция заверяется печатью. Входящая корреспонденция после рассмотрения руководителем также заверяется печатью. Для документации внутреннего пользования используется подпись руководства.

ЧТО ФИКСИРОВАТЬ В РАЗДЕЛЕ?

В разделе «Организация исполнения документов и поручений» инструкции по делопроизводству нужно описать выполнение заданий по документам: от вынесения резолюции должностным лицом до составления справки об исполнительской дисциплине в компании

Важно предусмотреть сроки выполнения документов, технические моменты направления задач исполнителям и отчетов о выполнении, зафиксировать процесс контроля исполнения документов

При составлении раздела рекомендуем руководствоваться следующими документами:

1. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

2. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (далее – Примерная инструкция по делопроизводству).

3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления.

В разделе «Организация исполнения документов и поручений» инструкции по делопроизводству нужно установить:

понятие резолюции, виды резолюций, применяемых в организации;
сроки исполнения поручений по документам;
порядок доведения поручений до исполнителей;
порядок действий исполнителей по выполнению поручений;
порядок сбора статистики по выполнению поручений в организации.

Дополнительно необходимо уделить внимание фиксированию устных поручений руководителя. Позволяет ли СЭД создавать задачи, «не привязанные» к документам? Если не позволяет (или если по каким-то причинам такие задачи в компании ставить не принято), то в инструкцию по делопроизводству нужно внести положение о том, что все задания, которые дает руководитель, должны быть задокументированы

Структура раздела приведена на Схеме.

Подраздел «Порядок подготовки, оформления, исполнения резолюций руководства»

Порядок оформления реквизита «Резолюция» уже описывался в инструкции по делопроизводству в разделе «Общие требования к оформлению документов» (а именно в подразделе «Оформление реквизитов документов» этого раздела). Целесообразно повторить его и в этом разделе, чтобы тем, кто обращается к инструкции, не пришлось переходить из раздела в раздел.

Руководитель может вынести резолюцию:

на бумажном документе (например, на входящем письме);
в СЭД, если документ электронный (например, электронное письмо или служебная записка);
на листе резолюции (в исключительных случаях, если по каким-то причинам на бумажном документе нельзя написать задание от руки).

В резолюции, независимо от ее «носителя», должны быть указаны:

исполнитель (если исполнителей несколько, то первый из перечисленных является ответственным исполнителем);
содержание задачи;
дата вынесения резолюции;
на «бумажных» резолюциях руководитель должен расписаться. В СЭД это по понятным причинам невозможно, здесь действует простая электронная подпись – информация о том, с аккаунта какого работника была создана задача.

Использование листов резолюции может быть предусмотрено в Инструкции по делопроизводству, лучше зафиксировать такую возможность со словом «допускается». Тут же нужно написать о том, что резолюция на отдельном листе бумаги является неотъемлемой частью документа, к которому относится. Ошибка, которую допускают некоторые секретари: отделять листы резолюции и формировать их в отдельное «дело». Так делать нельзя.

Текст подраздела «Порядок подготовки, оформления, исполнения резолюций руководства» приведен в Примере 1.

Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 №44.

Утв. Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199.

СЭД – система электронного документооборота.

Кожанова Е.Н. Инструкция по делопроизводству: общие требования к оформлению документов // Секретарь-референт. 2021. № 4. С. 32–39.

Номенклатура

Правила делопроизводства включают ее формирование в задачи регистрирующего структурного подразделения. Номенклатура:

Составляется на основе учетной информации отделов.
Утверждается руководителем исполнительного федерального органа. При этом предварительно должно быть проведено согласование с экспертной комиссией. Утверждение осуществляется не позже конца текущего периода. Номенклатура вводится в действие с начала следующего года (с 1 янв.).
Раз в 5 лет проходит согласование с экспертно-проверочной комиссией госархива. В него передаются на постоянное хранение создаваемые в ходе работы акты Архивного фонда.
При изменении структуры или функций федерального органа исп. власти должна быть согласована с экспертной комиссией.

В качестве наименований разделов номенклатуры принимаются названия структурных подразделений.

НОРМАТИВНЫЕ И МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ОБ ОТВЕТСТВЕННОСТИ

Основным нормативным актом организации, регламентирующим вопросы работы с документами, является инструкция по делопроизводству. При ее составлении мы традиционно рекомендуем организациям всех форм собственности ориентироваться на положения трех документов:

1. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – Правила делопроизводства).

2. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – МР по разработке ИД).

3. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (далее – Примерная инструкция по делопроизводству).

В указанных нормативных актах между должностными лицами распределена ответственность за организацию документооборота (Таблица 2). В п. 3.1 МР по разработке ИД сказано, что аналогичные положения необходимо предусмотреть в разделе «Общие положения» локальной инструкции по делопроизводству.

Права, обязанности и ответственность должностных лиц следует зафиксировать в их должностных инструкциях. Чтобы нормативные и организационно-правовые документы организации были «рабочими» (иными словами – исполнялись всеми сотрудниками), необходимо обеспечить согласованность их положений. Так, в нашем случае в должностных инструкциях должны быть зафиксированы обязанности по работе с документами, предусмотренные инструкцией по делопроизводству для разных категорий должностей. Они должны быть зафиксированы в должностной инструкции руководителя структурного подразделения хотя бы кратко (Пример).

Чтобы задача по обеспечению согласованности положений организационных и нормативных документов была успешно реализована, целесообразно разработать и закрепить единые формулировки для их включения в проекты должностных инструкций. Сделать это можно в нормативном документе, устанавливающем требования к структуре и тексту должностных инструкций в организации (если он есть), или же разместить информацию в общем доступе на корпоративном портале. Контроль за включением тех или иных обязательных положений в должностную инструкцию осуществляется в ходе согласования ее проекта. Делать это может как специалист по управлению документацией (начальник службы делопроизводства), так и работник, координирующий деятельность по разработке должностных инструкций в организации (например, начальник отдела кадров).

Ответственных за делопроизводство в подразделениях, как правило, назначают персонально (пофамильно) приказом руководителя, при этом их должностные инструкции (с соблюдением норм трудового права) включают обязанность по ведению делопроизводства в структурных подразделениях. Обычно детализация этой задачи в должностной инструкции не предусматривается. Перечень операций, вменяемых ответственному за делопроизводство в подразделении, удобно оформить отдельным пунктом приказа.

АЛГОРИТМ РАБОТЫ НАД ИНСТРУКЦИЕЙ

Приведем алгоритм работы над инструкцией по делопроизводству (Схема).

Проект инструкции – это ее текст, который секретарь представляет на согласование должностным лицам организации. Конечно, в каждой организации свой состав согласующих лиц для разных видов документов, но инструкцию по делопроизводству, скорее всего, будут изучать все: это ЛНА, которым предстоит пользоваться в каждом структурном подразделении без исключения.

Согласованный текст инструкции по делопроизводству передается на утверждение генеральному директору.

Введение инструкции в действие – это не просто ее утверждение и даже не рассылка по структурным подразделениям

Важно сделать так, чтобы инструкцией пользовались ежедневно, чтобы она стала для коллег полезным справочником

Специфические вопросы документооборота

Вышеперечисленные темы актуальны для любого сотрудника от секретаря до руководителя. Но есть и узкоспециализированные, предназначенные для конкретных категорий специалистов:

Кадровые. Сюда входят правила ведения документов по личному составу, в том числе трудовых книжек.
Бухгалтерские

Здесь особое внимание уделяется арифметической проверке бумаг, таксировке (расчету такс), контировке (подбору бухгалтерских проводок под задокументированные операции).
Производственные. Тут особое внимание стоит уделить аналитическим отчетам по запасам, издержкам, динамике активов, хранению и товарообороту.
Секретные

Если деятельность организации подпадает под Закон РФ № 5485-1 от 21.07.1993, то делопроизводство должно вестись с учетом соблюдения государственной тайны.

Есть специфика ведения документов в каждой конкретной отрасли (промышленность, торговля, строительство и т. п.).

Правовые документы

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ
«ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526
Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
Постановление Правительства РФ от 05.01.2004 N 1
Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-1

Как проставлять отметки

Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», ФИО, должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.

Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.

Еще одно важное новшество, включенное в правила оформления приказов в делопроизводстве по ГОСТу в 2021 г., — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта ее еще не использовали

А теперь стоит запомнить состав такой отметки:

надпись «Документ подписан электронной подписью»;
номер сертификата ключа;
ФИО его владельца;
срок его действия.

Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации.