«копия верна», или как правильно заверять документы

Можно ли передать в архив копию документа вместо его оригинала?

На вопрос отвечает

А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

ВОПРОС

Можно ли принимать в архив организации копию документа, если нет его оригинала (по неизвестной причине)? Если да, то как и кем она должна быть заверена? Есть ли особенности приема копий разных видов документов: договоров, приказов и т.п.? 

ОТВЕТ

Если в дело помещаются копии документов, в заголовок дела включается отметка о копийности, например, так: «План мероприятий по реализации социальной программы группы предприятий и изменения к нему на 2019 год. Копии».

В тоже время необходимо помнить, что в соответствии с Правилами 2015 и Методическими рекомендациями по применению Правил 2015 в ходе отбора документов для передачи в архив организации дублетные экземпляры, черновики, незаверенные копии документов и документы с временными сроками хранения необходимо изымать из дел, проводить оформление дел, сведения о делах включать в описи дел структурного подразделения и после этого передавать дела в архив организации.

С учетом вышеизложенного можно говорить о допустимости включения в состав дел копий документов, оговорив этот нюанс в заголовке дела или в графе «Примечание» описи дел временного срока хранения (Пример 1).

Также важно понимать, что именно является копией и заверенной копией документа. Обратимся к ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Отметку о заверении копии нужно оформлять для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Ее следует проставлять на свободном от текста месте, а при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа – на обороте документа. Отметка о заверении копии (Пример 2) включает:

• слово «Верно»;
• наименование должности лица, заверившего копию;
• его собственноручную подпись;
• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
• дату заверения копии (выписки из документа).

Если копию документа выдают для представления в другую организацию, то отметку о заверении копии следует дополнить надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия: «Подлинник документа находится в ООО «Аметист» в деле № 4 «Договоры » за 2002 год») и заверить печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии можно использовать штамп.

При этом необходимо помнить, что существует такое понятие, как архивная копия. Она оформляется в случае предоставления пользователям (заявителям) информации (например, в виде информационного письма, архивной справки, архивной выписки, архивной копии и пр.), то есть при исполнении поступивших запросов.

С учетом действующих норм и правил никакого специального (особого) порядка оформления и приема на хранение копийных документов (экземпляров) в пределах архивного фонда организации нет. Необходимо указать факт наличия копий каких-либо документов в оформленном научно-справочном аппарате (это, например, опись или предисловие) и передать сформированные дела в архив организации в соответствии с научно-справочным аппаратом.

Для физических лиц
Для юридического лица
Подписка на эл.версию

22.09.2021, 12:23

Какие дубликаты можно получить у нотариуса

Получение дубликата может понадобиться не только физическим, но и юридическим лицам. Учитывая разницу между ними, в качестве дубликатов могут использоваться разные документы. Юридические лица чаще всего запрашивают дубликаты таких бумаг:

• нотариально заверенный устав компании;
• разной учредительной документации;
• свидетельства о постановке на учет в налоговой;
• разные договоры и свидетельства;
• приказы.

Отсутствие порядка в документах может помешать, когда компания принимает участие в тендерах или конкурсах, бумаги нужно предъявить в суд, а оказалось, что подлинники затерялись при переезде или просто по неосторожности персонала. Нотариус их хранит, и может выдать по запросу

Даже если у организации есть копия, в некоторых сделках она не может её использовать взамен оригинала. А дубликат является равноценной заменой.

Физические лица заказывают дубликаты таких документов:

• свидетельств разного типа (о рождении, смерти, браке);
• трудовой книжки;
• различных договоров (дарения, купли/продажи).

Если утерянный документ не был заверен нотариально, нотариус не может выдать его документ, поскольку у него его нет.

Особенности соблюдения порядка в оформлении дубликата документа (на примере компании)

Основанием для выдачи дубликата является специальный акт, который подтверждает, что дублируемый документ был утерян или получил повреждения, мешавшие его полноценному использованию. Составление акта ложится на плечи специальной комиссии. В акте указывается:

• название документа;
• номер и серия;
• дата выдачи;
• причины утраты;
• состав комиссии.

В самом конце должны стоять подписи всех участников комиссии. Акт подписывает председатель комиссии, все ее члены и генеральный директор компании. Дальше можно начинать процедуру восстановления документа, путем получения дубликата.

Дальше пишется письменное обращение к нотариусу, где выдвигается просьба предоставить дубликат документа, нотариальным оформлением которого специалист занимался. Если оригинал испорчен, его нужно приложить к заявлению. Также прилагается акт, составленный комиссией. Практика показывает, что лучше сразу заверить два экземпляра заявления, чтобы на втором оставить отметку о получении, и тем самым избежать споров о том, когда должен быть выдан дубликат.

Согласно закону, дубликат нельзя править, и он готовится не дольше двух недель. На странице должна быть отметка, что это дубликат. Такая отметка ставится на всех документах. В остальном данные полностью копируются. Если данные менялись (как в случае с трудовой книжкой), изменения нужно подтвердить документально. Только так их можно внести в дубликат.

В каких случаях предъявление оригинала документа не обязательно:

— Если истец и ответчик согласны с фактами, которые изложены в копии документа, то суд может и не потребовать предъявления оригинала. Но признание сторон должно быть подано в письменном виде, составленное по установленному образцу (ст. 70 АПК РФ). Его внесут в протокол или прикрепят к материалам дела.

Суд может считать обстоятельства признанными, если другая сторона не опровергает их и по другим документам не найдено несоответствий с содержанием копии (ч.3.1 ст.70 АПК РФ).

— Если оригинал документа он фигурировал в другом деле и был к нему прикреплен. Например, ответчик подтверждает факт оплаты товара истцом копией квитанции к приходному кассовому ордеру. Заверена она по установленной форме самим ответчиком. В этом случае суд признает копию доказательством, не требует предоставления оригинала и принимает решение о подтверждении факта оплаты истцом товара или услуг. Причиной для такого решения служат сразу два обстоятельства: оригинал квитанции ранее был принят судом как доказательство по другому делу, а истец не предъявил суду подлинник документа или документы, нетождественные с дубликатом, предъявленным ответчиком.

Разница между оригиналом и подлинником

В искусстве подлинник – это объект, созданный мастером и не имеющий аналогов. В качестве подтверждения этого факта используется заключение эксперта либо слова творца. Оригиналом называют исходный материал для изготовления копий, и он может не быть подлинником. В технической отрасли оригиналом называют документ, созданный на любом материале и использующийся для создания подлинника. Это актуально для конструкторского дела, а также иных сфер. Подлинником будет называться заверенный подписями документ, созданный на материале, который позволяет осуществить его неоднократное копирование без потери качества

Ещё одно важное отличие – в количестве экземпляров. Если в искусстве подлинник всегда только один, то оригиналов может быть много

При изготовлении технической документации всё наоборот: оригинал один, подлинников – несколько. На бытовом уровне данные понятия являются синонимами, разница интересна только представителям профессий, которые оперируют данными понятиями.

Примеры предложений

• Оригинальная постановка Гамлета была лучше, чем в нашем провинциальном театре.
• В 2018 году оригинал картины Ван Гога ушел с молотка за целых 9 миллионов долларов!
• Мой институтский друг Никита – большой оригинал, при общении с ним никогда не знаешь, что же будет дальше.
• Лариса сегодня в хорошем настроении, ведь ювелир подтвердил, что кольцо, подаренное ей бабушкой оригинальное.
• Совсем другие эмоции чувствуешь, когда рассматриваешь оригиналы мировых художников, а не низкопробные подделки.
• Современный стиль одежды уже не делает акцент на дороговизне, главное – быть оригинальным при создании образа.
• Золотые занавески в сочетании с теплым приглушенным освещением, создают некую оригинальность интерьеру нашего дома.
• На этой неделе в местной галерее выставляли оригинальное панно. Хотя, как по мне, картина в нашем доме культуры смотрится красивее.
• придать интерьеру своей квартиры оригинальности можно с помощью перегородки – шкафа. Это будет и практично, и эстетично.

Неправильно пишется

Слово «оригинал» достаточно часто мелькает в средствах массовой информации, поэтому интуитивно всем известно, как оно правильно пишется. Но, несмотря на это, все же иногда допускаются мелкие ошибки, сама распространенная из которых – писать слов через «е» – оригенальный. Этими же правилами пользуются при написании производных, например, когда надо узнать, соригинальничать как пишется.

Значение

Несмотря на понятность лексического значения слова, оно означает сразу несколько понятий.

1. Подлинник, начальный предмет. То, что послужило объектом дальнейшего копирования и воспроизведения.
2. Человек, личность, не похожий на других. Вызывающий у окружающих впечатление чудака.

Разные словари представляют свои толкования этого понятия, но все они ходят вокруг этих двух определений и означают по сути тоже самое, только в разных интерпретациях.

Синонимы

Слов, близких по значению к нашему достаточно много, причем, как в русском языке, так и среди заимствованных. Некоторые из них:

• классический, самобытный, уникальный, экзотический.
• эксцентричный, экстравагантный, первоначальный.
• потрясающий, бесподобный, изумительный, гениальный.

Одни из них больше подходят для замены «оригинала», другие лишь имеют схожее значение, но все, так или иначе используются для описания чего – нибудь нового и самобытного.

НПА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Основными НПА по делопроизводству, прямо предназначенными для разработки инструкций по делопроизводству, являются Примерная инструкция по делопроизводству и Правила делопроизводства 2019. Рассмотрим их подробнее.

Примерная инструкция по делопроизводству

Согласно п. 1.3 Примерной инструкции по делопроизводству, в этом документе установлены требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций. Понятие «государственная организация» в российском законодательстве не определено. На практике так называют организации различных организационно-правовых форм, основной признак которых – государственная собственность на имущество организации. В Схеме 2 приведем классификацию государственных организаций.

Примерная инструкция по делопроизводству разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами независимо от вида носителя (бумажного и электронного). Во всех разделах этого НПА отмечены особенности работы с документами в условиях СЭД.

Примерная инструкция по делопроизводству охватывает весь жизненный цикл документа в делопроизводстве: от подготовки проектов документов, включения их в документооборот организации и до систематизации документов в пределах документального фонда и организации их отбора для передачи в архив организации.

Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает, что на ее основе в организации разрабатывают индивидуальную инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем. Отмечено, что в целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.

Примерная инструкция по делопроизводству рассматривает делопроизводство как деятельность, в которую входит:

• документирование деятельности;
• организация документооборота;
• формирование документального фонда организации (систематизация документов и организация их текущего хранения);
• организация доступа к документам и их использования.

Нормы, регулирующие порядок доступа к документам в целях их использования, изложены в разделе IX Примерной инструкции по делопроизводству. Они включают:

• порядок выдачи документов для использования работникам организации;
• предоставление документов по запросам органов власти и организаций (судебных, правоохранительных, органов государственного контроля и надзора);
• порядок изъятия (выемки) документов (на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти).

В приложения Примерной инструкции по делопроизводству входят:

• образцы бланков документов;
• образцы оформления отдельных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, докладная и служебная записки, деловое письмо и т.д.);
• примерные перечни утверждаемых документов;
• примерные перечни документов, заверяемых печатью организации;
• примерные перечни нерегистрируемых документов.

Правила делопроизводства 2019

Правила делопроизводства 2019 разработаны в соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» взамен Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Сфера действия нового НПА в сравнении со сферой действия старого расширилась. Теперь положения документа распространяются на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления.

Мы уже комментировали первые разделы Правил делопроизводства 2019. В 2020 году мы продолжим рассматривать этот документ.

Расследование причин и оформление акта

При утрате первичных учетных документов руководитель организации обязан создать комиссию по расследованию причин их пропажи, гибели. При необходимости для участия в работе комиссии могут быть приглашены представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105, которое все еще действует в части, не противоречащей Закону N 402-ФЗ (п. 1 ст. 30 Закона N 402-ФЗ, Информация Минфина РФ N ПЗ-10/2012). Приказом Минфина РФ от 30.04.2020 N 184 данное Положение прекращает действие с 1 января 2022 года).

Данный порядок действий предусмотрен для случаев утраты первичных учетных документов. Так как иных правил не установлено, то руководствоваться ими целесообразно также при повреждении или утрате других видов документов.

Создание комиссии оформляется приказом по организации. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.

Специалисты налоговых органов с таким порядком действий согласны. Так, в письме УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411 разъяснено, что в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи. Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока.

В связи с этим считаем, что в рассматриваемом случае необходимо:

Кому нужны бумажные копии

Внедряем ЭДО, сокращаем бумажный документопоток, при этом постоянно упоминаем работу с бумажными копиями. Дело в том, что далеко не все сегодня готовы работать только в электронном виде. Это касается как органов государственной власти, работы по внедрению ЭДО в которых набирают обороты, но этого еще недостаточно, так и бизнеса, который периодически напоминает о своем недоверии к электронным документам.

Рассмотрим на примерах. Истребование электронной первички налоговыми органами появилось в 2011 году. Представлять можно как электронные копии бумажных подлинников, так и изначально созданные в электронном виде документы (правильно – электронные копии электронных подлинников). Со скан-копиями проблем нет, бизнес успел проверить работу с ними на практике. С электронными оригиналами – есть нюансы. Представлять можно, но только те документы, которые были созданы в форматах ФНС, при этом служба признает один единственный формат – .XML. Для счета-фактуры этот формат обязателен, для первичных документов (товарная накладная по форме ТОРГ-12 и акт выполненных работ) рекомендуем. Получается, если вы создали товарную накладную в .XLS (excel), подписали с контрагентом ЭП, то при истребовании придется создать бумажную копию с последующей отправкой по почте (подробнее читайте в статье «Некоторые особенности представления электронных документов в налоговую»). Таких документов может быть не один и не два. Это трудоемко. ФНС знает об этом и, мы надеемся, уже прорабатывает вопрос.

ТОРГ 12: как заполнять, исправлять и хранить

Унифицированная форма ТОРГ 12

Аналогичная ситуация с судами. Суды уже работают с электронными документами (подробнее в «Электронные документы в суде»), но существующей нормативной базы и практики еще недостаточно для полноценной работы. Суды принимают электронные документы в качестве письменных доказательств, но судья в ходе заседания рассмотрит документы на бумаге. Такова практика и привычки.

Таких примеров множество. И пока практика просит создания копий, делайте их правильно.

Доказательства юридически значимого обстоятельства:

Если ни одна из сторон не имеет возможности предоставить оригиналы документов, подтверждающих какой-либо факт, суд не признает его действительным. В этом случае требуется найти другие документы, которые могли бы его подтвердить.

Например, если требуется доказать факт поставки товара, но оригинал накладной отсутствует, сделать это можно, предоставив суду выписку из учетной книги продаж или же квитанцию об оплате НДС за проведенную операцию, которые наряду с другими доказательствами (в том числе, перепиской сторон) могут подтвердить реальность поставки товара.

В любом случае, очевидно, что если отсутствует оригинал какого-либо документа не стоит пренебрегать квалифицированной юридической помощью, которая будет максимально полезна не позднее этапа подготовки документов к суду и формированию позиции по делу.

Как правильно заверить копию многостраничного документа?

Вопрос:

Как правильно заверить копию многостраничного документа? Как должна выглядеть наклейка? Допускается ли сшивать копии документов в один пакет, если документы из разных по номенклатуре организации дел? Если да, то как проставить номер дела, в котором хранится документ, в заверительной надписи на наклейке?

Ответ:

Порядок заверения копии, в том числе для предоставления ее в другую организацию, описан в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016). Отметка о заверении копии должна выглядеть так:

Порядок заверения многостраничных документов описан в п. 2.51 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44):

«На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа».

Таким образом, на каждом листе ставится такая отметка:

А на последнем листе пишем полностью:

Что касается внешнего вида наклейки, то можно обратиться к письму Минфина России от 29.10.2015 № 03-02-Р3/62336: «На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40—60 мм на 40—50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2—2,5 см. Заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения».

Лучше, если заверит копии генеральный директор. Несмотря на то что в приказе Минфина России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@ (далее – Приказ Минфина № ММВ-7-2/628@) на это нет прямого указания, подпись генерального директора исключит возможные вопросы со стороны проверяющих органов. В крайнем случае нужно сразу давать указание на документ, дающий право другому работнику заверять копии документов, и приложить к направляемому пакету его копию:

Правила представления многостраничных документов на бумажном носителе (в том числе копий) в налоговую изложены в приложении № 18 к приказу Минфина № ММВ-7-2/628@:

Извлечение
из приложения № 18 к Приказу Минфина № ММВ-7-2/628@

4. Все листы документов должны быть прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой находится заверительная надпись.
5. Заверительная надпись обязательно содержит наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов…, его личную подпись, фамилию, инициалы, указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью) и дату. Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.

Таким образом, отметка о заверении копии и заверительная надпись – два самостоятельных блока информации, которые должны присутствовать на сшитой копии. Путать и смешивать между собой их нельзя.

Приведем пример оформления оборотной стороны многостраничной копии документа на бумажном носителе для представления в налоговую:

В одну сшивку помещается одна копия документа. Сшивок в один адрес может направляться несколько. Направление осуществляется с сопроводительным письмом, в котором в реквизите «Отметка о приложении» (п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016) описывается каждая из них:

Автор ответа: Кожанова Евгения Николаевна

Для физических лиц
Для юридического лица
Подписка на эл.версию

18.12.2018, 15:27

Что такое дубликат?

Потеря или повреждение оригинала документа — это главный повод для выдачи дубликата документа. Но что такое дубликат документа? Давайте разбираться.

Дубликат — это повторный экземпляр оригинала, который имеет точно такую же юридическую силу, что и подлинник, но отличается в некоторых реквизитах. Дубликат выдается для замены оригинала, поэтому в одно и то же время может существовать только один дубликат.

Оригинал, копия и дубликат — это совершенно разные понятия. Единственное, что есть у них общее, — это содержание, определяемое по тексту подлинника, которое затем повторяется в дубликате или копии.

Целью выдачи дубликата является замена подлинника, а потому он повторяет основное содержание оригинала, но при этом имеет свои реквизиты, благодаря которым его можно отличить от подлинника или от еще одного дубликата.

Выдаем, заверяем и проверяем копии, дубликаты и подлинники

С. Кушнер │ Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Нотариальное заверение копий При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся: а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами; б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Общий стаж работы записывается суммарно, т.

е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

1.

Удостоверение копий

Копии тех видов документов, которые могут быть предъявлены другим предприятиям и касаются личных прав и интересов гражданина (о стаже работы, рождении ребенка, заключении и расторжении брака, получении или передачи наследства и т.д.) могут быть заверены только в нотариате. Нотариат (англ. System of notary public offices) – эта система органов, которая совершает действия, направленные на юридическое подтверждение прав граждан и предотвращение возможного их нарушения в будущем. Российское законодательство в отношении нотариата постановило, что вышеуказанные действия юридической направленности выполняет специально назначенное ответственное лицо – нотариус. Должность нотариуса может быть занята только человеком, имеющим высшее юридическое образование.

Копии, которые были заверены нотариусом, называют нотариальными, поскольку их соответствие оригиналу подтверждено официальным ответственным органом – нотариатом. Копии, которые были заверены в порядке, который был установлен законом, обладают такой же юридической силой, как и оригиналы.

Незаверенные копии – это копии документов, которые не имеют подтверждения своего соответствия оригиналу. Дубликат является особой формой копии.

Дубликат (с лат. duplieantus – удвоенный) – это второй или последующий экземпляр любого документа, который имеет, в отличие от других видов копии, такую же юридическую силу, как и подлинник. В ходе управленческой практики дубликат создается только тогда, когда в ходе совершения сделки оригинальный документ может оставить у себя только одна из сторон. Это может быть дубликат квитанции о накладной или грузовой, или сертификатов. Также дубликат выдается в случае пропажи подлинного документа, который требует восстановления (паспорт, диплом, аттестат и т.д.). В верхней части документа делают надпись «Дубликат».

Как правило, дубликат выдает то учреждение, в котором был создан оригинал документа. Также существует такое понятие, как архивная копия. С ней часто имеют дело те, кому приходится рыться в архивах организаций, чтобы подтвердить информацию о прошлом месте работы и трудовом стаже.

Архивная копия – это официальный документ, содержащийся в архиве, который воспроизводит изображение или текст архивных документов, но с дополнительным указанием его местонахождения: название архивов, номер фондов, описи, листа, дела. В отдельных случаях, когда нужен не весь документ, а какая-то его часть, на руки гражданину выдается архивная выписка.

Архивная выписка – это копия части содержания архивных документов, которую оформляют в соответствии с установленным порядком.

TheDifference.ru определил, что отличие декларации от конвенции заключается в следующем:

В искусстве. Подлинником является авторская работа, оригиналом – объект, предназначенный для копирования, который может не быть авторским. В конструкторском деле. Оригиналом называется документ, предназначенный для изготовления подлинников, а подлинником – объект, необходимый для создания копий. Количество. Оригиналов может быть несколько, но подлинник (в искусстве) лишь один. В технической сфере всё наоборот, оригинал один, подлинников – много.

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело»

Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Разновидностью черновика является набросок .

Наброски – это предварительные наметки, явно неоконченные, отрывочные, не связанные друг с другом фрагменты документа.

Эскизы — предварительные, неоконченные изобразительно-графические технические документы Выполняются с изображением необходимых видов, разрезов, сечений, с нанесением размеров и других пояснений.

После переписывания или перепечатки составляемый документ становится беловиком .

Беловой документ – это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Если беловик не требует утверждения, то он получает законченный вид. Если он вновь подвергается правке, то становится вторым черновиком. Если отвергается, то остается (сохраняется) лишь как проект отвергнутого документа. Если же беловик подписывается, удостоверяется печатью, то он становится подлинником .

Подлинный документ – это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник официального документа – первый или единичный экземпляр официального документа. Таким образом, подлинник обычно бывает в одном экземпляре. Но не обязательно.

Подлинники чертежей – это чертежи, выполненные на ватмане, кальке (т.е. на материале, позволяющем многократное снятие с них копий) и заверенные подписями должностных лиц.

«Подлинником документа на машинном носителе, – согласно ГОСТу, – является первая по времени запись документа, содержащая указание, что этот документ является подлинником». Документы, созданные с помощью новых информационных технологий, приобретают в нашей стране юридическую силу лишь при наличии традиционного бумажного сопроводительного письма.

Оригинал – уникальный документ, но бывают и так называемые «умноженные оригиналы», т.е. оригиналы, составленные в нескольких экземплярах (например, договор между государствами обычно составляется в таком количестве экземпляров, сколько

договаривающихся сторон, и каждый является оригиналом). По своему внешнему виду оригиналы документов могут быть беловиками и черновиками.

Копия, выписка, дубликат

Обязательно в «шапке» документа нужно написать: «Выписка из…».

На месте многоточия указывается название исходного документа, из которого сделана выписка.

Рассмотрим пример оформления выписки: Из Графика дежурств ООО «Иванов и Компания» на 2015 г., утвержденного Ген.директором ООО «Иванов и компания» Ивановым И.И. 25 ноября 2014 года Далее приводятся все данные по запросу.

Реквизит «Подпись» присутствует на выписке и оформляется абсолютно так же, как и всегда, но без «живой» подписи должностного лица: Председательствующий В.В. Селиверстов По правилам, принятым в РФ, выписка заверяется так же, как положено заверять копию.

В

Похожие записи:

Статья 217. ознакомление обвиняемого и его защитника с материалами уголовного дела Статья 182 упк рф. основания и порядок производства обыска Договор купли-продажи (статья 454 гк рф) Статья 293. прекращение права собственности на бесхозяйственно содержимое жилое помещение Перенос судебного заседания в гражданском процессе Как составить жалобу в фас